Gérer les factures d’une poignée de fournisseurs peut sembler facilement réalisable. Cependant, à mesure que le nombre de fournisseurs augmente, cette tâche devient de plus en plus difficile.
Lorsque les factures sont traitées manuellement au sein de votre service des comptes créditeurs, l’équipe est confrontée à un volume important de documents, chacun devant être authentifié par rapport à son bon de commande correspondant. Suite à cela, votre équipe AP doit distribuer les chèques et enregistrer les mises à jour dans le système de comptabilité financière.
Cette procédure fastidieuse et banale rend votre entreprise vulnérable à des erreurs et à des fraudes coûteuses. De plus, cela augmente la complexité de la réalisation des audits.
L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) peut être la solution.
Plongeons dans la définition de l’automatisation AP et son fonctionnement interne. Nous explorerons également comment vous pouvez commencer rapidement à mettre en œuvre un logiciel d’automatisation AP, tel que PF 360 APX.
Qu’est-ce que l’automatisation AP ?
L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est la technologie qui numérise la gestion et le paiement des factures d’une entreprise. Au lieu de suivre manuellement les factures reçues de plusieurs fournisseurs, de les vérifier par rapport aux bons de commande, de distribuer les chèques et de mettre à jour les systèmes financiers, l’automatisation des comptes fournisseurs rationalise toutes ces étapes et réduit considérablement la consommation de papier. Le processus comprend les étapes suivantes :
- Recevoir une facture fournisseur
- Saisir les données dans un logiciel de comptabilité
- Vérifier la facture avec un bon de commande correspondant
- Faites approuver votre facture
- Écrire et poster un chèque
- Classer dans un classeur
Bien que ces étapes puissent paraître simples à première vue, le traitement manuel d’une facture peut prendre en moyenne 10 jours, ce qui augmente considérablement le risque d’erreurs dans la saisie des données et dans le rapprochement des factures.
En adoptant l’automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez réduire les processus manuels et optimiser le traitement des factures. Cela améliorera les relations avec les fournisseurs et vous permettra de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
Comment fonctionne l’automatisation AP ?
Les factures adressées à votre organisation peuvent arriver sous plusieurs formats, depuis des fichiers PDF, des factures papier physiques, des documents Word, etc. Malheureusement, le transfert manuel de ces données dans votre système comptable demande beaucoup de travail et est sujet à des erreurs potentielles.
Le logiciel d’automatisation AP utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui extrait numériquement les informations des factures, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.
Le processus d’approbation des factures devient plus rationalisé grâce à un flux de travail numérique qui peut être personnalisé en fonction des besoins de l’entreprise. Le système peut acheminer les factures vers le personnel approprié pour approbation ou vers le système comptable ERP (Enterprise Resource Planning) pour archivage. Il peut également envoyer des rappels pour accélérer le processus.
De plus, le système traite automatiquement les paiements selon des calendriers et des conditions prédéfinis, éliminant ainsi le besoin de rédiger manuellement et de poster des chèques. Une fois la facture payée, la transaction est enregistrée dans le système, ce qui facilite la tenue d’enregistrements précis et prêts à être audités. Par conséquent, l’automatisation des comptes fournisseurs fournit une solution globale, simplifiant les opérations et créant un service des comptes fournisseurs plus efficace.
Quels sont les principaux avantages de l’automatisation AP ?
Explorons quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation de l’automatisation AP :
Élimine les tâches répétitives comme la saisie de données
Les coûts directs comprennent les dépenses liées au papier, à l’encre et au stockage, tandis que les coûts indirects impliquent le temps passé à saisir manuellement les données dans les systèmes comptables et à rechercher les signatures. 51 % des organisations identifient la saisie manuelle des données et les procédures inefficaces comme l’une des principales préoccupations de leur processus AP. Il s’agit d’un problème pour 37 % des entreprises, tandis que 33 % des organisations sont confrontées au problème des factures perdues ou égarées. L’automatisation des AP réduit considérablement le temps et les efforts consacrés aux tâches de saisie manuelle des données, augmentant ainsi considérablement la productivité. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la prise de décision stratégique ou des projets hautement prioritaires.
Aide à prévenir les cas de fraude
Près de 65 % des organisations ont été victimes d’attaques de fraude aux paiements en 2022. Les types de fraude aux comptes créditeurs les plus courants comprennent les stratagèmes de facturation, la fraude par chèque, la fraude ACH, la fraude au remboursement des dépenses, les pots-de-vin et les factures d’employés fausses ou en double. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que des alertes de paiement en double et des pistes d’audit, les systèmes d’automatisation AP fournissent des mécanismes de contrôle plus solides qui réduisent considérablement les risques d’activités frauduleuses ou d’erreurs humaines au sein du service financier.
Réduit les coûts de traitement des factures
En moyenne, les entreprises dépensent 9,25 $ pour traiter une seule facture. En automatisant le traitement de vos factures, vous pouvez réduire vos frais généraux et opérationnels jusqu’à 80 %, réduisant ainsi le coût par facture à 2,25 $.
Maintient des pistes d’audit claires
Un audit des comptes créditeurs est une évaluation formelle des dossiers financiers de votre entreprise, généralement menée par des auditeurs internes ou tiers. La préparation manuelle d’audits indépendants peut prendre beaucoup de temps si votre entreprise en a besoin. L’automatisation AP fournit une empreinte numérique de chaque transaction, créant une piste d’audit transparente et facilement traçable, facilitant la conformité et facilitant les audits.
Comment automatiser votre processus AP en 5 étapes
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Définissez vos objectifs en matière de comptes créditeurs
Clarifiez vos objectifs en matière de comptes créditeurs avant l’automatisation. Il peut s’agir de réduire les coûts de traitement, d’augmenter la précision ou de prévenir la fraude.
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Identifier les exigences organisationnelles
Pour tirer pleinement parti de l’automatisation AP, vous devez évaluer votre situation AP actuelle pour identifier précisément ce dont vous avez besoin pour une automatisation efficace. Passez en revue vos processus AP et identifiez les éventuelles lacunes. Il est essentiel de prendre en compte différents aspects de vos opérations, tels que les flux de travail existants, les volumes de factures, la compatibilité des logiciels et les fonctionnalités spécifiques. Comprendre ces exigences vous guidera dans le choix d’une solution d’automatisation adaptée à votre situation unique et transformant de manière transparente vos processus de comptabilité fournisseurs.
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Évaluer les fournisseurs d’automatisation AP
Après avoir établi vos objectifs en matière de comptes créditeurs, la sélection d’un fournisseur de services est la prochaine étape cruciale de votre parcours d’automatisation des comptes fournisseurs. Effectuer une recherche et une évaluation complètes des fournisseurs potentiels est essentiel dans ce processus.
Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte lors de l’évaluation des fournisseurs d’automatisation AP :
Fonctionnalité
Lorsque vous choisissez un logiciel d’automatisation AP, il est impératif de s’assurer que ses fonctionnalités correspondent à vos besoins uniques. Passez en revue votre liste de contrôle des fonctionnalités et confirmez que le logiciel potentiel répond à toutes les exigences définies. Si une fonctionnalité particulière n’est pas proposée, envisagez de faire appel à un autre fournisseur. Profitez de toutes les démos de logiciels disponibles pour explorer d’abord leur utilité.
Facilité d’utilisation
La valeur d’une plateforme d’automatisation conviviale est immense. Les logiciels dotés d’une interface compliquée ou d’une courbe d’apprentissage abrupte pourraient considérablement interrompre leur adoption par les utilisateurs. Idéalement, la plateforme devrait présenter une interface claire et simple et ne nécessiter aucune connaissance en codage.
Mobilité
Le processus AP ne doit pas dépendre d’emplacements statiques ou d’individus basés au bureau. Le logiciel AP choisi doit offrir des fonctionnalités de mobilité inhérentes pour éviter toute interruption du flux de travail, même lorsque le responsable est absent. Le logiciel doit être exploitable et accessible à partir d’appareils tels que les smartphones et les tablettes.
Intégrations
Compte tenu de la probabilité qu’un logiciel ERP soit déjà intégré aux opérations de votre entreprise, il serait stratégique de sélectionner une plateforme AP compatible avec ces systèmes existants. Une telle intégration favorise une productivité améliorée et garantit une précision constante des données sur toutes les plates-formes utilisées au sein de l’entreprise.
Sécurité
Des mesures de sécurité robustes ne sont pas négociables lors du choix d’une plateforme AP. Les utilisateurs non autorisés ne devraient pas pouvoir lancer de flux de travail ou approuver des factures. Une solution sécurisée doit offrir des contrôles d’accès robustes pour empêcher tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive.
Coût
Les solutions d’automatisation AP sont proposées à des prix variables. Même si des logiciels plus complets peuvent coûter plus cher, l’établissement d’un budget en collaboration avec les équipes financières est essentiel pour guider le processus de sélection.
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Automatisez vos processus AP par phases
AP Automation est un voyage continu, pas un événement ponctuel. Commencez petit en automatisant une section ou un processus particulier dans vos opérations AP, puis surveillez ses performances. L’observation des effets de l’automatisation permet de dépanner et d’optimiser. Après un premier affinement, vous pouvez envisager d’étendre l’automatisation à d’autres domaines. La mise en œuvre progressive atténue les risques et permet à votre personnel de s’adapter aux changements de responsabilités et de flux de travail.
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Intégrez-vous à vos systèmes ERP
Il doit s’intégrer de manière transparente à votre système de planification des ressources d’entreprise (ERP) existant pour extraire la valeur optimale de l’automatisation des AP. Une intégration transparente de ces systèmes garantit un flux de données automatisé entre les différents processus commerciaux, favorisant ainsi un système de gestion financière équilibré. Cette étape est cruciale pour avoir une vision globale et collective des opérations commerciales et pour récolter les réels avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Meilleures pratiques d’automatisation AP
Successful AP automation relies on execution – right planning, best approach, and ongoing management. Here are some best practices:
Une automatisation réussie des AP repose sur l’exécution : une bonne planification, la meilleure approche et une gestion continue. Voici quelques bonnes pratiques :
Votre plan d’automatisation AP doit s’aligner sur votre stratégie et vos objectifs commerciaux globaux.
Impliquer les parties prenantes
Assurez-vous que toutes les parties prenantes concernées sont impliquées dans le processus d’automatisation pour garantir une adoption transparente. Cela inclut des représentants des finances, de l’informatique, des achats et de tout autre service interagissant avec les factures ou les paiements.
Évaluation périodique
À mesure que les technologies évoluent, votre processus d’automatisation AP doit s’adapter de manière dynamique. Évaluez régulièrement votre système pour vous assurer qu’il reste efficace et efficient.
Entraînement
Pour atténuer la résistance au changement et garantir un rendement maximal, formez votre équipe à l’utilisation de la solution d’automatisation.
Laissez votre flux de travail AP
En conclusion, l’automatisation AP offre une solution viable pour les entreprises désireuses de minimiser leurs dépenses, de rationaliser leur processus AP et d’améliorer leur efficacité. Comme tout changement important dans les opérations commerciales, une planification, une préparation et une exécution minutieuses sont essentielles au succès de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Avec PF 360 AP Xpress, le pack de démarrage ultime pour l’automatisation AP, vous pouvez automatiser l’ensemble de votre processus AP, répondant rapidement à 50 % de vos besoins d’automatisation dès le départ. Il vous permet également d’adapter la solution à la vision de transformation de votre service à mesure que votre entreprise se développe.
