Gérer les factures de quelques fournisseurs peut sembler facilement réalisable. Cependant, à mesure que le nombre de fournisseurs augmente, cette tâche devient de plus en plus difficile.

Lorsque les factures sont traitées manuellement au sein de votre division des comptes fournisseurs, l'équipe est confrontée à un volume important de documents, chacun devant être authentifié par rapport à son bon de commande correspondant. Ensuite, votre équipe CF doit distribuer les chèques et enregistrer les mises à jour dans le système de comptabilité financière.

Cette procédure chronophage et monotone laisse votre entreprise vulnérable aux erreurs coûteuses et à la fraude. De plus, elle augmente la complexité de la réalisation des audits.

L'automatisation des comptes fournisseurs (CF) peut être la solution.

Plongeons dans la définition de l'automatisation des CF et ses mécanismes internes. Nous explorerons également comment vous pouvez rapidement commencer à mettre en œuvre un logiciel d'automatisation des CF, tel que PF360 APX.

Qu'est-ce que l'automatisation des CF?

L'automatisation des comptes fournisseurs (CF) est la technologie qui numérise la gestion et le paiement des factures d'une entreprise. Au lieu de suivre manuellement les factures reçues de plusieurs fournisseurs, de les vérifier par rapport aux bons de commande, de distribuer les chèques et de mettre à jour les systèmes financiers, l'automatisation des CF simplifie toutes ces étapes et réduit drastiquement l'utilisation de papier. Le processus comprend les étapes suivantes :

1. Recevoir une facture fournisseur

2. Saisir les données dans le logiciel comptable

3. Vérifier la facture avec le bon de commande correspondant

4. Obtenir l'approbation des factures

5. Rédiger et envoyer un chèque

6. Classement dans un classeur

Bien que ces étapes puissent sembler simples à première vue, traiter une facture manuellement peut prendre en moyenne 10 jours, augmentant considérablement le risque d'erreurs lors de la saisie des données et de l'appariement des factures.

En adoptant l'automatisation des CF, vous pouvez réduire les processus manuels et optimiser le traitement des factures. Cela améliorera les relations avec les fournisseurs et vous placera pour saisir les rabais pour paiement anticipé.

Comment fonctionne l'automatisation des CF?

Les factures dirigées vers votre organisation peuvent arriver sous différents formats, des PDFs, des factures papier physiques, des documents Word, et plus encore. Malheureusement, le transfert manuel de ces données dans votre système comptable est laborieux et sujet à d'éventuelles erreurs.

Le logiciel d'automatisation des CF utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire numériquement les informations des factures, éliminant la nécessité de saisie manuelle des données.

Le processus d'approbation des factures devient plus fluide grâce à un flux de travail numérique qui peut être personnalisé en fonction des besoins de l'entreprise. Le système peut acheminer les factures vers le personnel approprié pour approbation ou vers le système de comptabilité de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour archivage. Il peut également envoyer des rappels pour accélérer le processus.

De plus, le système traite automatiquement les paiements selon les calendriers et conditions prédéfinis, éliminant le besoin de rédiger et d'envoyer manuellement des chèques. Une fois la facture payée, la transaction est enregistrée dans le système, ce qui facilite la tenue de dossiers précis et prêts pour l'audit. Ainsi, l'automatisation des CF fournit une solution holistique qui simplifie les opérations et crée un département des comptes fournisseurs plus efficace.

Quels sont les avantages clés de l'automatisation des CF?

Explorons certains des principaux avantages de l'utilisation de l'automatisation des CF :

Élimine les tâches répétitives comme la saisie de données

Les coûts directs incluent les dépenses de papier, d'encre et de stockage, tandis que les coûts indirects impliquent le temps consacré à la saisie manuelle des données dans les systèmes comptables et à rechercher les signatures. 51 % des organisations identifient la saisie manuelle des données et les procédures inefficaces comme l'une des principales préoccupations dans leur processus de CF. C'est un point sensible pour 37 % des entreprises, tandis que 33 % des organisations sont confrontées à des pertes ou des déplacements de factures. L'automatisation des CF réduit considérablement le temps et les efforts consacrés aux tâches de saisie manuelle des données, augmentant ainsi considérablement la productivité. Elle permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la prise de décisions stratégiques ou des projets de haute priorité.

Aide à prévenir les cas de fraude

Près de 65 % des organisations ont été victimes d'attaques de fraude de paiement en 2022. Les types les plus courants de fraude des comptes fournisseurs incluent les systèmes de facturation, la fraude par chèque, la fraude par ACH, la fraude de remboursement de frais, les systèmes de rétrocommissions et les factures d'employés fictives ou en double. Grâce à des fonctionnalités avancées telles que les alertes de paiement en double et les pistes d'audit, les systèmes d'automatisation des CF offrent des mécanismes de contrôle plus solides qui réduisent considérablement la possibilité d'activités frauduleuses ou d'erreurs humaines dans le département financier.

Réduit les coûts de traitement des factures

En moyenne, les entreprises dépensent 9,25 $ pour traiter une seule facture. En automatisant votre traitement des factures, vous pouvez réduire vos frais généraux et coûts opérationnels jusqu'à 80 %, réduisant le coût par facture à 2,25 $.

Mantient des pistes d'audit claires

Un audit des comptes fournisseurs est une évaluation formelle des dossiers financiers de votre entreprise, généralement effectué par des auditeurs internes ou tiers. Préparer des audits indépendants manuellement si votre entreprise en a besoin peut être très chronophage. L'automatisation des CF fournit une empreinte numérique de chaque transaction, créant une piste d'audit transparente et facilement traçable, facilitant la conformité et en faisant en sorte que les audits soient aisés.

Comment automatiser votre processus de CF en 5 étapes

1. Définissez vos objectifs de comptes fournisseurs

Clarifiez vos objectifs de comptes fournisseurs avant l'automatisation. Ils pourraient être de réduire les coûts de traitement, d'augmenter la précision ou de prévenir la fraude.

2. Identifiez les besoins organisationnels

Pour tirer pleinement parti de l'automatisation des CF, vous devez évaluer votre situation actuelle de CF pour identifier précisément ce dont vous avez besoin pour une automatisation efficace. Examinez vos processus de CF et identifiez les lacunes. Il est essentiel de prendre en compte différents aspects de vos opérations, tels que les flux de travail existants, les volumes de factures, la compatibilité logicielle et les fonctionnalités spécifiques. Comprendre ces exigences vous guidera dans le choix d'une solution d'automatisation qui s'adapte à vos circonstances uniques et transforme de manière transparente vos processus de comptes fournisseurs.

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3. Évaluez les fournisseurs d'automatisation des CF

Ayant établi vos objectifs de comptes fournisseurs, choisir un fournisseur de services est l'étape cruciale suivante dans votre parcours d'automatisation des CF. Mener des recherches approfondies et une évaluation des fournisseurs potentiels est essentiel dans ce processus.

Voici quelques fonctionnalités à considérer lors de l'évaluation des fournisseurs d'automatisation des CF :

Fonctionnalité

Lors de l'achat de logiciel d'automatisation des CF, il est impératif que ses fonctionnalités répondent à vos besoins uniques. Revoyez votre liste de contrôle des fonctionnalités et assurez-vous que le logiciel potentiel satisfait à toutes les exigences définies. Si une fonctionnalité particulière n'est pas offerte, envisagez un autre fournisseur. Profitez de toutes les démonstrations de logiciels disponibles pour explorer leur utilité.

Facilité d'utilisation

La valeur d'une plateforme d'automatisation conviviale est immense. Un logiciel avec une interface compliquée ou une courbe d'apprentissage abrupte pourrait considérablement précipiter l'arrêt de l'adoption par les utilisateurs. Idéalement, la plateforme doit présenter une interface propre et simple et ne nécessiter aucune connaissance en codage.

Mobilité

Le processus de CF ne devrait pas dépendre de lieux statiques ou de personnes basées au bureau. Le logiciel de CF choisi devrait offrir des fonctionnalités de mobilité inhérentes pour empêcher la perturbation du flux de travail, même lorsque le gestionnaire est absent. Le logiciel doit être opérable et accessible depuis des appareils comme les smartphones et tablettes.

Intégrations

Compte tenu de la probabilité que le logiciel ERP soit déjà intégré dans les opérations de votre entreprise, choisir une plateforme de CF compatible avec ces systèmes existants serait stratégique. Une telle intégration favorise une productivité améliorée et assure une précision constante des données sur toutes les plateformes utilisées au sein de l'entreprise.

Sécurité

Des mesures de sécurité robustes sont non négociables lorsque vous choisissez une plateforme de CF. Les utilisateurs non autorisés ne devraient pas être capables de lancer des flux de travail ou d'approuver des factures. Une solution sécurisée devrait offrir des contrôles d'accès robustes pour éviter l'accès ou l'utilisation non autorisés.

Coût

Les solutions d'automatisation des CF ont des étiquettes de prix variées. Bien que les logiciels plus complets puissent commander des prix plus élevés, établir un budget en collaboration avec les équipes financières est essentiel pour guider le processus de sélection.

4. Automatisez vos processus de CF par étapes

L'automatisation des CF est un voyage continu, pas un événement ponctuel. Commencez petit en automatisant une section ou un processus particulier dans vos opérations de CF, puis surveillez ses performances. Observer les effets de l'automatisation permet de résoudre les problèmes et d'optimiser. Après le premier ajustement, vous pouvez envisager d'étendre l'automatisation à d'autres domaines. Une mise en œuvre progressive atténue les risques et permet à votre personnel de s'adapter aux changements de responsabilités et de flux de travail.

5. Intégrez à vos systèmes ERP

Pour tirer une valeur optimale de l'automatisation des CF, elle doit s'intégrer harmonieusement à votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP) existant. Une intégration fluide de ces systèmes assure un flux de données automatisé entre différents processus commerciaux, favorisant un système de gestion financière équilibré. Cette étape est cruciale pour une vue complète et collective des opérations commerciales et pour récolter les véritables avantages de l'automatisation des CF.

Pratiques exemplaires de l'automatisation des CF

Une automatisation des CF réussie repose sur l'exécution - une bonne planification, la meilleure approche et une gestion continue. Voici quelques pratiques exemplaires :

Planification stratégique

Votre plan d'automatisation des CF doit s'aligner sur votre stratégie commerciale globale et vos objectifs.

Impliquer les intervenants

Assurez-vous que tous les intervenants pertinents sont impliqués dans le processus d'automatisation pour garantir une adoption transparente. Cela inclut des représentants de la finance, de l'informatique, des achats et de tout autre service interagissant avec les factures ou les paiements.

Évaluation périodique

Alors que les technologies évoluent, votre processus d'automatisation des CF doit s'adapter dynamiquement. Évaluez régulièrement votre système pour vous assurer qu'il reste efficace et efficient.

Formation

Pour atténuer la résistance au changement et assurer un rendement maximal, formez votre équipe à l'utilisation de la solution d'automatisation.

Laissez le flux de travail de vos CF couler

En conclusion, l'automatisation des CF offre une solution viable pour les entreprises désireuses de minimiser les dépenses, de rationaliser leur processus de CF et d'améliorer l'efficacité. Comme tout changement important dans les opérations commerciales, une planification, une préparation et une exécution soigneuses sont essentielles pour réussir l'automatisation des CF.

Avec PF360 AP Xpress, l'ultime pack de démarrage d'automatisation des CF, vous pouvez automatiser complètement votre processus de CF, répondant rapidement à 50 % de vos besoins d'automatisation dès le départ. Il vous permet également d'adapter la solution pour s'adapter à la vision de transformation de votre département à mesure que votre entreprise se développe.

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