Les comptes fournisseurs jouent un rôle crucial dans les opérations quotidiennes des entreprises. Ils ont un impact direct sur la gestion des flux de trésorerie, maintiennent les relations avec les fournisseurs et offrent une protection contre la fraude. Cependant, du reçu au paiement, plusieurs processus de comptabilité nécessitent une intervention manuelle.

Les processus manuels de comptes fournisseurs empêchent les équipes d’utiliser leur temps de manière optimale et les restreignent aux paiements de factures ou à la collecte de reçus en suspens. Par conséquent, le recours à des processus manuels de comptes fournisseurs peut ralentir l'ensemble du flux de travail de votre entreprise.

Néanmoins, des technologies perturbatrices telles que l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) ont permis aux équipes comptables de réduire les interventions manuelles inutiles; par conséquent, ces équipes ont réussi à maximiser l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce qu'un flux de travail?

Un flux de travail est généralement défini comme le cheminement pour compléter un processus. De même, dans le cas des comptes fournisseurs, le flux de travail est spécifié comme la méthode par laquelle les données sont traitées du début à la fin, y compris le traitement de tous les paiements et la collecte des factures. Précisément, tout le processus, de la passation d'une commande à la vente, constitue le flux de travail des comptes fournisseurs.

Par conséquent, si géré efficacement, le flux de travail est essentiel pour garder toutes les données de vente et de transaction organisées et les données de facture à portée de main. Les étapes sont mentionnées ci-dessous.

• Capture des factures

• Approbation des factures

• Autorisation de paiement

• Exécution du paiement

• Gestion des fournisseurs

Qu'est-ce que le flux de travail manuel dans les comptes fournisseurs?

En ce qui concerne le flux de travail manuel dans les comptes fournisseurs, la seule différence avec un flux automatisé est que toutes les tâches doivent être exécutées manuellement. Dans ce cas, toute l'activité financière est stockée sur un système de planification des ressources de l’entreprise. Quant aux données de compte, elles sont saisies manuellement par les comptables plutôt que d'utiliser la dernière technologie. En ce qui concerne l'approbation des factures, celles-ci sont remises en main propre, avec un risque élevé de mélangent et de perte de données essentielles durant la livraison. 

Avec le flux de travail manuel, l'autorisation de compte repose également sur des signatures manuelles par les agents. Cela augmente davantage le risque de fraude et de fausses signatures. Enfin, le processus d'exécution des paiements implique également l'utilisation de chèques papier plutôt que de systèmes en ligne. Ainsi, dans l'ensemble, le processus de flux de travail manuel est assez lourd et implique un risque élevé de fraude.

À quoi ressemble un flux de travail de comptes fournisseurs automatisé?

Avec les avancées technologiques, l'automatisation des flux de travail est le moyen idéal d'améliorer la productivité, de minimiser les erreurs et d'assurer un flux de travail fluide. Ainsi, comme son nom l'indique, le flux de travail automatisé implique l'automatisation de chaque étape du processus du flux de travail.

Dans un flux de travail de comptes fournisseurs automatisé, les systèmes de compte sont intégrés à un système basé sur le nuagique pour s'assurer que toutes les données restent confidentielles et sécurisées. Quant à la phase de capture et de traitement des factures, le système de capture des factures est numérisé et, pour éliminer toute erreur, il y a également une étape de vérification humaine.

Pour la troisième étape du flux de travail AP, le système automatisé s'assure que toutes les factures sont approuvées par un système centralisé, et ce, avec un simple clic. Cela améliore l'autorisation de paiement et est équipé de l'avantage de révision des historiques de paiement des fournisseurs. Enfin, il existe plusieurs options de paiement pour les fournisseurs et la fonction de notification vous informe de tous les paiements.

Pourquoi l'automatisation des comptes fournisseurs est-elle nécessaire pour un flux de travail optimisé

Bien que l'automatisation du plus grand nombre d'étapes possible devrait être l'objectif pour les équipes cherchant une efficacité optimale, automatiser ces trois étapes dans le processus de comptes fournisseurs offre des avantages considérables. Dans cet article, nous discuterons pourquoi l'automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé.

Approbation et acheminement

Avant le paiement, les factures doivent passer par une série d'approbations. Ces approbations sont nécessaires pour garantir l'exactitude et la validité des factures. Comme le processus de validation et d'approbation nécessite différentes étapes, le routage manuel de ces factures augmente les chances qu'elles se perdent.

Dans le même temps, le temps que prennent les factures pour circuler de bureau en bureau cause des retards inutiles, entraînant des paiements en retard et même des pénalités de paiement. L'automatisation de ces processus à travers des logiciels peut considérablement simplifier le processus de routage et accélérer les approbations de factures.

Une fois que le logiciel a capturé et validé une facture, elle est acheminée automatiquement au gestionnaire responsable de l'approbation. La facture est transférée avec des notifications personnalisées et des flux de travail qui garantissent qu'aucune facture n'est manquée. Dans le même temps, si votre logiciel d'automatisation AP utilise un système basé sur le nuagique, les gestionnaires peuvent accéder au système et approuver les factures où qu'ils soient.

Extraction de données

La numérisation manuelle des documents et la saisie des données est un processus fastidieux et chronophage. Ces tâches prennent non seulement des heures de travail intensif, mais sont aussi sujettes à diverses erreurs de saisie et à de la duplication de saisies.

En revanche, l'automatisation AP utilise des fonctionnalités puissantes de capture, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données numériques et manuscrites. La procédure automatique garantit que les données des factures capturées sont saisies avec précision. En conséquence, les entreprises peuvent bénéficier d'une plus grande productivité et de temps de cycle de factures réduits.

Outre la réduction du temps de cycle global des factures, la capture de données automatisée peut se combiner à des analyses avancées pour donner aux entreprises une vue d'ensemble de leurs coûts totaux. Ainsi, les entreprises peuvent comprendre clairement leurs marges de profit et de perte et faire des prévisions financières précises.

En général, les entreprises doivent rééquilibrer les comptes après avoir trouvé des erreurs de dernière minute à la clôture de fin de mois. Cependant, le logiciel d'automatisation AP élimine les paiements en double et les erreurs de factures, aidant les entreprises à éviter le processus douloureux de suréquilibrage des comptes.

Enfin, toutes les données capturées des factures sont transférables et sont automatiquement synchronisées à travers vos registres comptables sans délai. Puisque votre registre est accessible à l'ensemble de votre service comptabilité, toute personne avec un accès autorisé peut utiliser et analyser les nouvelles transactions.

Réception des factures

Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes distribués à travers différents supports et disponibles dans divers formats. Les fournisseurs envoient ces documents aussi bien sous forme électronique (images, fichiers Word, fax ou PDF) que papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle. Le traitement manuel des factures n'est pas seulement complexe mais consomme également un temps considérable.

En automatisant chaque procédure de la collecte et du tri des factures à la saisie des données, le logiciel d'automatisation AP peut simplifier le flux de travail AP. Étant donné que le logiciel complète ces processus dès leur arrivée, il réduit considérablement le temps de traitement des factures. Lorsque nous envoyons des factures par voie électronique, le logiciel les traite en temps réel et extrait les données sans erreur.

En même temps, le logiciel permet aux entreprises d'automatiser les factures récurrentes. Vous pouvez définir un intervalle pour les factures récurrentes dans le logiciel d'automatisation AP et configurer des modèles pour elles. Cela permet aux entreprises de faire correspondre les factures reçues aux modèles et de signaler s'il y a une divergence dans leur formatage.

Enfin, automatiser le processus AP vous permet d'éliminer les factures en double et d'identifier les dates d'échéance pour chacune des factures. Si vous n'avez pas payé une facture en attente, le système vous alerte de la date d'échéance approchant. Par conséquent, vous n'aurez jamais à vous soucier de paiements en retard ou en double.

Appariement des bons de commande

Le processus des comptes fournisseurs nécessite que votre personnel examine chaque facture individuellement puis la fasse correspondre aux documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne. Le processus est manuel et laborieux, ce qui plonge l'organisation dans une inefficience notable.

Cependant, les solutions automatisées pour les comptes fournisseurs peuvent rationaliser ces processus. En stockant tous les documents nécessaires et en capturant les données, le logiciel AP convertit les données en format numérique. Par conséquent, le logiciel peut extraire et vérifier des informations telles que les montants, les informations sur les articles, les codes GL et les termes selon les règles de flux de travail configurées.

De plus, le processus automatisé peut également faire correspondre les factures à leur commande de produit correspondante et alerter les gestionnaires s'il trouve des incohérences. La comparaison automatique des factures élimine les goulets d'étranglement, améliore la précision et permet à vos employés de se concentrer sur d’autres objectifs prioritaires.

Faire des paiements

Lorsqu'une entreprise autorise des centaines de paiements chaque mois, les employés doivent avoir une connaissance complète de toutes les dates d'échéance des paiements et des occasions de remise.

Si vous surchargez votre personnel avec approbation de factures et d'autres processus manuels, il est facile pour eux de manquer des échéances de paiement. Manquer des échéances critiques peut contrarier vos fournisseurs et ruiner votre relation d'affaires avec des partenaires de longue date.

L'automatisation des comptes fournisseurs vous permet de rationaliser l'exécution des paiements. Les utilisateurs peuvent programmer des paiements approuvés pour être livrés à temps ou avant leur date d'échéance. En même temps, l'automatisation AP aide à simplifier les paiements électroniques en offrant à l'entreprise un emplacement central pour choisir leur méthode de paiement préférée.

Le flux de travail AP typique est rempli de tâches manuelles, chronophages et fastidieuses. Utiliser un logiciel d'automatisation AP peut aider votre organisation à surveiller et à amplifier la performance AP tout en optimisant les flux de travail existants.

L'application d'automatisation AP basée sur le nuagique peut aider les entreprises à réduire les coûts opérationnels, assurer la conformité réglementaire et fournir une haute qualité de données.

Considérations finales

L'utilisation efficace du temps et des ressources est essentielle au succès d'une entreprise. Par conséquent, utiliser un flux de travail automatisé dans les comptes fournisseurs est la manière de s'assurer que toutes les factures sont sécurisées et gardées en lieu sûr. Enfin, avec l'utilisation d'un système automatisé, tous les processus restent en ligne, ce qui réduit pratiquement les risques d'erreurs et d'activités frauduleuses.