5 meilleures pratiques pour optimiser la gestion de votre flux de travail des factures
23 oct. 2022
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Avec 39% des départements des comptes fournisseurs signalant des coûts élevés de traitement des factures et des erreurs substantielles comme leurs plus grands défis, la gestion inefficace des flux de travail des factures pose un risque important pour la performance des affaires.
En termes simples, un flux de travail de facture est un processus qui détermine comment l'entreprise dirige et approuve les factures.
Bien que les flux de travail de facture manuels fonctionnent, ils sont fastidieux, longs et considérablement moins fiables, les rendant la stratégie la moins efficace pour un traitement efficace des factures.
Les procédures manuelles sont également plus enclines à commettre davantage d'erreurs; erreurs qui font perdre plus d'argent aux entreprises chaque jour.
Bien qu'il soit compréhensible de faire quelques erreurs, ces coûts peuvent rapidement s'accumuler si votre département AP ne rationalise pas le flux de travail des factures.
Qu'est-ce que la gestion du flux des factures?
La gestion du flux des factures est un processus qui aide les organisations à suivre leurs factures de fournisseurs. En termes simples, le processus s'occupe de valider les factures après que l'organisation a payé le fournisseur tiers. De plus, le paiement est également noté dans les dossiers de l'entreprise.
Cinq meilleures pratiques pour garantir une gestion efficace du flux de travail des factures.
Heureusement, les entreprises peuvent éviter ces problèmes en mettant en œuvre ces meilleures pratiques de flux de travail des factures au sein de leur département AP. Dans cet article, nous discuterons de cinq meilleures pratiques pour garantir une gestion efficace du flux de travail des factures.
1. Centraliser la gestion de l'information
La première étape pour rationaliser la gestion du flux de travail des factures est de centraliser la gestion de l'information pour votre département AP. Perdre des factures critiques n'est pas un événement rare si vous utilisez encore des processus manuels.
Si vous générez des reçus de factures, effectuez l'extraction de données et la validation des factures à différents endroits, il est facile que les informations se perdent pendant ces procédures.
La centralisation de votre gestion de l'information aide les départements AP à suivre toutes les factures entrantes et prévient la perte des factures pendant le routage et l'approbation.
Même si le personnel AP est responsable de tâches différentes, ils peuvent ne pas tous se trouver au même endroit, il est donc important de s'assurer que vous centralisez toutes les informations clés en un seul endroit.
Dans de telles situations, une solution d'automatisation AP peut fortement appliquer les politiques de l'entreprise et rationaliser le traitement des factures.
2. Passer au sans papier
Les factures papier représentent un énorme fardeau pour les entreprises du monde entier. Ces documents papier non seulement prennent une énorme quantité d'espace de stockage mais sont également significativement plus difficiles à extraire pour des informations.
La réduction des erreurs sur les factures papier a un coût énorme, certaines études trouvant un coût aussi élevé que 53,50 $ par facture.
Si cela ne suffisait pas, les archives papier sont également vulnérables aux dommages physiques, et des années de dossiers peuvent être facilement détruites en cas d'accident.
Avec autant de risques à portée de main, il est logique pour votre département AP de passer au sans papier et de passer à un système d'enregistrements numériques.
Les enregistrements numériques des factures sont non seulement sécurisés, mais aussi faciles à traiter et moins susceptibles d'être endommagés comparés aux enregistrements papier.
Pour numériser les données papier, vous pourriez avoir besoin d'un logiciel intelligent de capture de données, mais investir dans ces solutions est une mesure rentable compte tenu de ses avantages sans fin.
3. Enregistrer les nouvelles factures immédiatement
Pour rationaliser le flux de travail des factures, il est essentiel d'inscrire les nouvelles factures dans votre système AP dès le jour où vous les recevez.
La consommation immédiate des factures garantit qu'aucune facture n'est perdue après réception et fournit également au gestionnaire un aperçu précis de la charge de travail actuelle de leur département.
Prendre le temps de scanner et d'entrer chaque facture entrante dans votre système peut sembler fastidieux, mais se débarrasser de ces factures tôt peut réduire le risque de faire des erreurs.
4. Clarifier les règles de flux de travail
Lorsque vous avez plusieurs employés travaillant ensemble dans diverses équipes, il est essentiel d'établir des limites et procédures claires qui les empêchent d'interférer avec le travail des autres.
Vous devez vous assurer que toutes les personnes dans le département AP sont sur la même longueur d'onde concernant les politiques de gestion des exceptions et les délais d'approbation.
Pour éliminer toute confusion, il est essentiel de définir clairement les règles de flux de travail pour chaque membre du département AP. Une façon d'appliquer les règles de flux de travail est de personnaliser le logiciel d'automatisation AP en fonction de vos politiques, puis d'utiliser ses fonctionnalités pour les appliquer.
5. Mettre en place un portail fournisseur pour mieux organiser les données fournisseurs
Gérer les demandes de statut de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les départements AP.
Pour établir de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous devez mettre en œuvre une communication fluide et tirer parti de la technologie pour améliorer l'organisation des données.
Les départements AP ont besoin d'une liste maîtresse unique et propre pour rassembler toutes les informations fournisseurs en un seul endroit. Sans système de vérification approprié, votre département peut collecter des informations fournisseurs dupliquées, incomplètes ou frauduleuses.
Ces erreurs mettent les entreprises à risque d'erreurs comptables variées, de fraudes ainsi que de paiements inexactes.
Numériser les informations des fournisseurs et stocker les factures, les dossiers fiscaux et les détails de paiement dans un lieu centralisé vous aide à créer une archive sans faille. Ensuite, vous pouvez créer un portail fournisseur pour tous vos vendeurs.
Un portail fournisseur pose les bases d'une relation commerciale inclusive et vous permet de maintenir la confiance avec vos vendeurs.
Via le portail, vos fournisseurs peuvent sélectionner leur méthode de paiement préférée, entrer ou modifier les informations de paiement ou de contact, et voir les informations de paiement à tout moment et en tout lieu.
Les fournisseurs peuvent toujours être informés du statut de leurs paiements. Dans le même temps, les portails fournisseur en libre-service peuvent significativement réduire les erreurs de paiement. Puisque les fournisseurs entrent et actualisent toutes les informations par eux-mêmes, ils peuvent facilement valider les informations d'adresse, les détails de paiement, et les numéros d'identification fiscale, éliminant les conjectures du processus.
Pourquoi les meilleures pratiques pour le traitement des factures sont-elles si importantes?
Les pratiques pour le traitement des factures sont importantes car elles assurent des paiements en temps voulu tout en réduisant la possibilité d'encourir des pertes financières. De plus, ces pratiques se concentrent davantage sur le progrès à long terme d'une entreprise plutôt que de se concentrer sur les bénéfices à court terme.
Classifiez les informations fiscales
La saison fiscale est déjà frustrante pour les départements AP, mais découvrir que vous n'avez pas assez d'informations sur un dossier particulier peut empirer les choses pour vous.
C'est pourquoi c'est une bonne idée de préparer un W-9 pour chaque fournisseur avant de procéder à leur paiement.
Agir ainsi évite beaucoup de tracas pendant la saison fiscale. Plutôt que de préparer des formulaires 1099 et d'essayer d'éviter les amendes pour non-conformité aux exigences de déclaration 1099, vous pouvez traiter ce problème de manière proactive.
Toutefois, vous devez encore mettre en place des procédures bien définies pour gérer efficacement les taxes de vente et d'usage.
L'utilisation d'une solution automatisée aide les entreprises avec à la fois les audits et les impôts en les aidant à appliquer les meilleures pratiques AP. Ces solutions peuvent rendre toutes les informations pertinentes facilement disponibles, facilitant le processus et le dépôt.
De plus, puisque l'automatisation réduit les erreurs, vous pouvez minimiser le risque de retards ou d'autres problèmes avec l'aide d'informations précises.
Vous méritez également des services exceptionnels.
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