Les références des patients sont les principales façons d'orienter les patients vers des soins spécialisés. Une gestion inefficace de ces références entraîne de nombreux problèmes non seulement pour les patients, mais aussi pour les payeurs et les systèmes de santé.

Malgré leur rôle crucial dans le flux de revenus, la gestion des références est souvent négligée par les systèmes de santé. Chaque année, les systèmes de santé perdent en moyenne de 55% à 65% de leurs revenus à cause des fuites de références. Ces pertes perturbent les efforts du système pour acquérir de l'équipement et fournir des traitements en temps opportun à ses patients.

En outre, l'absence d'un système de gestion des références efficace oblige les systèmes de santé à dépenser près de 250 milliards de dollars pour traiter 30 milliards de transactions de santé annuellement. Sur ces 30 milliards de transactions, 15 milliards sont consacrés aux télécopies, ce qui gaspille des milliards de revenus précieux.

Pour éviter ce gaspillage de ressources, de nombreux systèmes de santé ont commencé à adopter des systèmes de gestion des références électroniques. Les solutions de gestion des références électroniques sont connues pour rationaliser les références en utilisant des fonctionnalités technologiques avancées, surpassant les systèmes existants.

Dans cet article, nous examinerons les principaux défis auxquels sont confrontés les systèmes de santé actuels et expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les systèmes de gestion des références électroniques.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des références électroniques?

Les références électroniques ou e-références sont des plateformes électroniques qui permettent un transfert transparent des informations des patients du fournisseur de santé primaire aux fournisseurs secondaires. Ces systèmes numériques sont la version numérisée des références sur papier utilisées dans les systèmes de gestion des références traditionnels.

Un système de gestion des références électroniques a un grand potentiel pour rationaliser le partage des informations et la communication entre les praticiens. Ces systèmes éliminent les inefficacités opérationnelles entre les prestataires, garantissant un traitement en temps opportun pour les patients tout en minimisant les pertes causées par les fuites.

Principaux Défis Causés par une Gestion Inefficace des Références

L'objectif principal des systèmes de gestion des références électroniques est d'améliorer la qualité des soins aux patients tout en augmentant la transparence et en rationalisant les processus existants dans les systèmes de santé.

Les systèmes de santé qui utilisent encore les systèmes de gestion des références traditionnels souffrent de lacunes de communication considérables entre les spécialistes et les prestataires de soins. Tous ces facteurs conduisent à des problèmes tels que l'inefficacité clinique et opérationnelle, des boucles de référence rompues et une mauvaise coordination des soins, affectant directement la qualité des soins reçus par les patients.

Cependant, de nombreux systèmes de santé sont lents à adopter les technologies disponibles et finissent par créer d'autres obstacles dans le continuum des soins aux patients. Voici quelques-uns des plus grands défis causés par des systèmes de gestion des références inefficaces.

1-Erreurs de Référence

Les erreurs de référence sont l'un des plus grands problèmes causés par des systèmes de gestion des références inefficaces. Ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour les patients concernés. Selon une recherche publiée en 2018, les erreurs médicales sont devenues la troisième cause de décès aux États-Unis avec des décès estimés à 440 000.

2-Documentation

De nombreuses fois, les médecins manquent des informations précieuses sur les patients en raison d'un manque de coordination entre les prestataires. Il est également courant que les systèmes de référence omettent les résultats et les symptômes vitaux des tests initiaux lors de l'envoi de l'ordre de référence; ce qui entraîne des complications de santé qui auraient dû être évitées.

3-Suivis

Plusieurs pratiques de soins primaires ne font pas de suivi après avoir référé un patient à un spécialiste. Sans surprise, des études de The Archives of Internal Medicine ont trouvé que seulement 50% de ces références débouchaient sur un rendez-vous complété.

4-Délais

Les systèmes de gestion des références traditionnels sont accablés de processus inefficaces qui causent des délais. Les patients doivent attendre entre la période où la référence est envoyée et la réalisation du rendez-vous. Il est courant que les patients se sentent frustrés par le processus de planification, les amenant à annuler les références en raison de délais prolongés.

Comment un Système de Gestion des Références Électroniques Améliore la Coordination des Soins

La majorité des défis auxquels font face les systèmes de santé et les spécialistes proviennent d'un manque de coordination après une référence. Un système de gestion des références électroniques sert de pont pour la communication et offre aux patients une expérience bien équilibrée et positive.

Étant donné que le système utilise un système automatisé, les médecins, les systèmes de santé et les spécialistes n'ont plus à se soucier de la perte des références. Le système de gestion utilise un réseau uniforme pour connecter tous les fournisseurs de soins primaires avec les spécialistes.

Avec l'aide du système connecté électroniquement, les spécialistes peuvent développer un réseau de collaboration en matière de soins. Cela signifie que toutes les parties concernées sont responsables du bien-être et des soins rapides des patients mutuels.

Avec le système, les fournisseurs de soins primaires peuvent fournir des soins de qualité aux patients tout en minimisant les processus manuels. En échange de soins de qualité, ces fournisseurs gagnent des remboursements ainsi que la confiance de leurs patients.

De plus, toutes les informations liées aux références sont stockées numériquement. Les fournisseurs de soins primaires (PCP) envoient ces informations via des notifications électroniques sécurisées, leur permettant de partager des informations de manière transparente avec les spécialistes. La connexion directe avec les spécialistes ne prévient pas seulement la perte d'informations, mais permet également aux PCP de suivre les références.

Un système de gestion des références intelligentes clôture la boucle sur toutes les références, permettant aux PCP de surveiller chaque demande depuis sa création jusqu'à son achèvement. Avec des temps d'attente réduits pour les visites de cliniques spécialisées, un système de santé peut également effectuer des suivis sur chacune de leurs références.

Caractéristiques Clés d'un Système de Gestion des Références Électroniques

La plupart des hôpitaux s'appuient actuellement sur divers types de DME pour gérer les processus médicaux. Cependant, ces systèmes manquent souvent des fonctionnalités nécessaires pour gérer les processus de référence de bout en bout. Pour profiter pleinement d'un système de gestion des références électroniques, votre solution doit disposer des fonctionnalités clés suivantes :

1. Utilisation Intuitive

Les fournisseurs de soins primaires et les personnes concernées sont souvent surchargés et surmenés. C'est pourquoi les solutions de référence électronique doivent être intuitives à utiliser. Il vaut mieux avoir une solution avec moins de fonctionnalités qu'un système avec d'innombrables fonctionnalités trop complexes pour les utilisateurs.

2. Listes de Travail Gérables

L'un des principaux objectifs des solutions de référence électronique est d'optimiser les flux de travail existants. Les listes de travail gérables permettent aux utilisateurs de créer et d'organiser automatiquement les références en files d'attente en fonction de leur département pertinent et de leur statut dans le cycle de référence.

3. Messagerie Sécurisée

Les informations médicales sont extrêmement confidentielles et doivent être conformes aux réglementations HIPAA. Dans le même temps, il est tout aussi nécessaire pour les responsables d'avoir la possibilité d'envoyer des informations médicales pour les références nécessitant une attention immédiate. C'est pourquoi il est nécessaire que ces solutions fournissent des fonctionnalités telles que la messagerie sécurisée.

4. Suivi du Patient

Le suivi du patient est un élément essentiel du cycle de référence. Il aide les systèmes de santé à vérifier si une demande de référence a été complétée ou non et est essentiel pour boucler la boucle des références. Tout système de gestion des références électroniques est incomplet sans suivi du patient.

5. Capture Automatique des Données

En termes de collecte de revenus, la capture automatique des charges est peut-être la fonctionnalité la plus importante de toute solution de gestion des références électroniques. Cette fonctionnalité alimente la plupart des automatisations liées à la gestion des références, car elle permet au système d'évaluer en profondeur l'activité de référence.

Pourquoi Votre Organisation Devrait Utiliser un Système de Gestion des Références Électroniques?

Les systèmes de gestion des références électroniques optimisent le flux de travail pour toute organisation qui s'appuie sur des réseaux de santé externes pour les soins aux patients. Cependant, ces solutions sont cruciales dans les situations où les fournisseurs référents et récepteurs utilisent différents DSE/EMS.

Une solution de référence électronique intelligente peut aider les utilisateurs à minimiser les coûts opérationnels, augmenter les revenus, réduire le nombre d'annulations et coordonner les données médicales plus efficacement. En exploitant cette technologie, les systèmes de santé peuvent fournir des soins axés sur la valeur aux patients et améliorer les résultats pour les patients.