Tous les cas d'utilisation
La chaîne de centres de jardinage leader automatise le traitement des factures
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Le Défi
Process Fusion et leur partenaire ont collaboré avec une chaîne de centres de jardinage de premier plan, fondée en 1864, comprenant 17 centres, en plus d'un siège social et plusieurs pépinières commerciales, à travers l'Angleterre. Établi il y a plus de 100 ans, leurs systèmes de flux de travail avaient besoin d'une modernisation. La plupart de leurs processus étaient manuels et fortement basés sur le papier.
Ils nous ont d'abord approchés, car ils avaient identifié une opportunité d'amélioration dans leur processus de comptes fournisseurs. Étant basé sur le papier, cela entraînait un manque de visibilité, des erreurs humaines, de longs délais et un grand gaspillage de consommables.
Process Fusion et leur partenaire ont réalisé une évaluation approfondie de leur infrastructure originale de comptes fournisseurs. Les résultats de l'évaluation ont identifié plusieurs problèmes avec leur processus existant, y compris (mais sans s'y limiter) :
La précision des rapports de fin de mois a souffert car les factures n'étaient comptabilisées qu'une fois entrées dans le système ERP, ce qui pouvait prendre jusqu'à 20 jours après les avoir reçues.
Les comptes fournisseurs bloqués en raison de paiements tardifs résultant du temps total de workflow.
L'équipe AP était tendue, car l'entreprise avait grandi par acquisition, prenant en charge 5 nouveaux centres en 2019, mais l'équipe AP restait de la même taille.
Pauvre expérience utilisateur – les gestionnaires de centre se plaignaient du temps important pris pour approuver les factures.
La Solution
Le centre de jardinage a déployé CP-1 pour automatiser la capture des factures. Ils ont également implémenté M-Files pour stocker toutes les factures dans le nuagique et gérer le flux de travail de validation électronique – avec une intégration complète avec le système ERP de Hillier. Ils ont mis en œuvre la modularité avec une formation personnalisée pour faciliter la gestion du changement.
Les Résultats
Le centre de jardinage a pu éliminer 147 000 pages imprimées par an – économisant presque 20 arbres par an!
Ils ont également réduit le temps de traitement des factures fournisseurs, passant de 17 jours en moyenne à 4, augmenté la satisfaction des clients, les gestionnaires de centre ravis de la nouvelle solution, en particulier de la visibilité des factures passées et des économies de temps, et disposent désormais de 100 % de précision pour les rapports de fin de mois grâce à la capacité de comptabiliser les factures capturées mais non payées.
En résumé, leur processus de validation de factures et le processus de gestion des exceptions pour les gestionnaires de centres, l'équipe AP et les acheteurs est plus efficace.
