Le Défi

Process Fusion et notre partenaire ont répondu à un appel d'offres pour numériser les processus de facturation pour une municipalité canadienne de 14 000 habitants.

La municipalité traitait manuellement les factures sans commande d'achat à l'aide d'un système basé sur le papier avec routage physique et approbations. Les processus manuels basés sur le papier ont conduit à une visibilité limitée, des erreurs, des délais de traitement longs et un gaspillage important.

Ils recherchaient une solution moderne pour la capture numérique des données, le stockage et le routage intelligent des factures pour approbation.

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La Solution

Le gouvernement municipal a déployé PF360 Capture Cloud pour l'automatisation des comptes fournisseurs, ce qui a numérisé et automatisé la capture, le traitement et le routage de leurs factures basées sur des commandes d'achat non enregistrées.

La solution inclut également M-files pour stocker toutes les factures dans le nuagique avec 1 To de stockage avec une allocation de départ pour automatiser 20 000 factures par an.

Le Résultat

Le gouvernement municipal a automatisé les processus manuels de facturation, simplifiant les flux de travail et permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus prioritaires. Les factures sont désormais vérifiées numériquement, routées pour l'approbation du gestionnaire, examinées et exportées sous forme de fichiers CSV vers leur ERP Keystone.

Le système numérique modernisé a réduit les délais de traitement des comptes fournisseurs de 20 %, a accru la productivité de 25 %, et a réduit les coûts des comptes fournisseurs de 30 %. Ils explorent maintenant l'automatisation d'autres secteurs d'activité, comme le bureau du greffier, pour les procès-verbaux des réunions au sein de la plateforme.