Le Défi du Traitement des Factures

Dans presque toutes les industries, les factures sont reçues sous forme papier ou électronique. Les factures sont ensuite examinées et transmises, généralement par courrier interne, pour approbation et codage.

Le processus d'approbation des factures se trouve généralement entre les mains de personnel comptable expérimenté, qui n'est parfois disponible que rarement, retardant les paiements. Toute exception est généralement poursuivie à travers l'organisation, ce qui prend des semaines.

Une fois les factures finalement approuvées, les données des factures sont saisies manuellement dans un ERP, et les factures sont archivées physiquement.

Dans la plupart des cas, avec ce processus traditionnel de facturation, le département des comptes fournisseurs finit par souffrir de :

• La saisie manuelle coûteuse et sujette à des erreurs des données de facturation

• Factures perdues ou égarées

• Longs cycles de révision, d'approbation et de résolution des exceptions

• Risques de conformité et de sécurité

• Coûts élevés de stockage et de récupération de papier physique

• Retards dans le téléchargement des données des factures approuvées vers les systèmes en aval

• Demandes de renseignements chronophages des fournisseurs concernant le statut de la facture et du paiement

• Difficulté à mettre en œuvre les meilleures pratiques opérationnelles

• Manque d'opportunité pour optimiser la planification des paiements – capturer les escomptes de paiement anticipé ou éviter les frais de retard

• Aucune visibilité dans l'analytique des données

Pourquoi l'Automatisation est l'Avenir

Les entreprises reconnaissent de plus en plus la nécessité d'automatiser leur département de comptes fournisseurs. Les organisations doivent créer un avenir où le traitement des factures n'est plus une fonction tactique de bureau arrière.

Les praticiens des comptes fournisseurs sont impatients de rendre cette vision réalité. Voici l'avenir du traitement des factures que les praticiens de l'industrie prévoient.

51 % des praticiens des comptes fournisseurs anticipent que leur département éliminera la plupart de leurs factures papier d'ici 2021.

Moins de Poussée de Papier Manuel

D'ici 2021, 51 pour cent des praticiens des comptes fournisseurs anticipent que leur département éliminera la plupart des factures papier qu'il reçoit actuellement des fournisseurs, selon l'étude 2018 de l'avenir des comptes fournisseurs d'IOFM.

Près d'un tiers des praticiens s'attendent à ce que leur département de comptes fournisseurs élimine entre 25 pour cent et 50 pour cent des factures papier qu'il reçoit actuellement des fournisseurs, selon IOFM.

Données Pilotées

Soixante-trois pour cent des praticiens des comptes fournisseurs s'attendent à ce que l'utilisation des données de leur département à travers l'entreprise augmente « légèrement » ou « significativement » au cours des trois prochaines années, selon l'étude 2018 sur l'avenir des comptes fournisseurs d'IOFM.

L'automatisation du traitement des factures mettra des données critiques à la disposition des utilisateurs autorisés, partout où ils se trouvent. Les utilisateurs seront également en mesure de suivre les métriques de coût et de consommation, de gagner en visibilité sur le fonds de roulement et les dépenses, de gérer les coûts et la consommation d'utilité publique, de filtrer les rapports, d'étalonner la performance et de révéler de nouvelles opportunités.

Plus de Technologie Numérique

Les praticiens des comptes fournisseurs misent sur la capture d'image, la capture intelligente de données, le mobile, le nuagique et l'intelligence artificielle selon l'étude 2018 sur l'avenir des comptes fournisseurs d'IOFM.

Meilleure Utilisation du Temps

Avec l'automatisation, le personnel des comptes fournisseurs consacrera moins de temps aux tâches manuelles et plus de temps aux activités à valeur ajoutée. L'automatisation éliminera la plupart des étapes fastidieuses associées au traitement des factures, y compris la réception et la validation des factures, l'extraction des données d'en-tête et de ligne, l'appariement des factures et des bons de commande, l'acheminement des factures pour approbation ou gestion des exceptions, et le téléchargement d'informations sur les factures approuvées vers une application ERP et de paiement.

Moins de Chèques Papier

Selon l'étude 2018 sur l'avenir des comptes fournisseurs d'IOFM, les départements de comptes fournisseurs s'attendent à effectuer moins de la moitié des paiements aux fournisseurs par chèque papier dans les trois prochaines années. Les entreprises utiliseront les virements ACH et les cartes virtuelles pour payer un plus grand nombre de leurs fournisseurs. Comparés aux méthodes de paiement électroniques, les chèques papier coûtent plus de trente fois plus cher et sont le plus souvent responsables des pertes par fraude et des retards.

Rentabilité

L'automatisation du traitement des factures créera de nouvelles opportunités pour les comptes fournisseurs de fournir de la valeur à l'entreprise à travers les remises en argent des cartes de crédit, plus d'escomptes de paiement anticipé, des délais de paiement standard plus longs et une meilleure gestion des dépenses.

Statistiques : 57 % des praticiens des comptes fournisseurs s'attendent à capturer des remises sur carte plus élevées en tant que pourcentage total des dépenses au cours des trois prochaines années.

Selon l'étude 2018 sur l'avenir des comptes fournisseurs d'IOFM, 57 pour cent des praticiens des comptes fournisseurs s'attendent à capturer des remises sur carte plus élevées en tant que pourcentage total des dépenses au cours des trois prochaines années. 54 % s'attendent à ce que leur organisation capture davantage d'escomptes de paiement anticipé. Un tiers des praticiens prolongera leurs paiements standards et presque deux tiers des départements de comptes fournisseurs joueront un rôle plus important dans l'aide à la gestion des dépenses.