Les entreprises d'aujourd'hui peinent à relever les défis des lieux de travail à distance et des restrictions sociales. Être déconnecté du bureau représente un risque important pour la productivité de votre personnel et met en danger la croissance de votre entreprise.

Les entreprises qui utilisent encore des processus manuels en souffrent le plus. Il est difficile de maintenir les entreprises à flot pendant la dure période de la Covid-19, et s'appuyer sur des flux de travail manuels lents et sujets aux erreurs rend les choses encore plus difficiles.

Des processus tels que la gestion des documents et de l'information font souffrir les entreprises le plus car ils nécessitent une intervention manuelle pour extraire, compiler, interpréter et livrer les informations. Réaliser tout cela manuellement accumule les coûts pour les entreprises, les forçant à prendre du retard et rendant leur survie difficile.

Heureusement, une solution peut aider les entreprises à surmonter ce défi et à mettre fin à leur dépendance aux processus manuels, en particulier pour la gestion des documents et de l'information. Dans cet article, nous explorerons ce qu'est l'Automatisation Intelligente des Documents et comment cette technologie peut devenir le catalyseur parfait de la croissance dans un environnement à distance.

Pourquoi le travail à distance est-il plus difficile ?

Dans un environnement à distance, les équipes travaillent de manière désorganisée, ce qui rend difficile la coopération et la coordination des équipes entre elles en temps voulu. Sans technologie de soutien, il est impossible de combler les lacunes entre les ressources disponibles et leur distribution au sein de votre personnel.

Le plus souvent, les entreprises échouent à distribuer les actifs de manière efficace lorsque personne ne travaille au même endroit. Cela devient encore plus problématique lorsque votre équipe traite des documents. Les équipes risquent toujours de travailler sur des versions plus anciennes du document. En même temps, il y a toujours un risque accru de non-conformité avec une version plus récente des documents, surtout si de nouveaux membres en sont responsables de leur production.

De plus, votre entreprise reçoit de gros volumes de données soit de manière électronique, soit sous forme de documents papier. Cet afflux de données non structurées rend le traitement des informations extrêmement difficile, surtout si votre équipe travaille de la maison. Par conséquent, de petits retards freinent la croissance de votre entreprise et limitent l'évolutivité et le retour sur investissement.

De plus, l'accès à des documents d'entreprise sensibles met en péril la sécurité des données et compromet des informations critiques. Enfin, l'abondance des retards empêche votre personnel d'améliorer l'expérience client, de livrer des résultats de haute qualité et d'accroître votre capacité à gérer des volumes plus importants.

Qu'est-ce que l'Automatisation Intelligente des Documents ?

L'automatisation intelligente des documents est une solution intelligente qui exploite l'OCR et l'intelligence artificielle (IA) pour automatiser l'extraction, la compréhension et l'intégration des documents nécessaires dans les processus organisationnels. L'AID améliore la capacité de l'automatisation des processus robotiques, permettant aux entreprises d'automatiser leurs processus plus efficacement.

En l'absence d'un système de gestion intelligent, les entreprises ayant un traitement manuel des documents augmentent les coûts de main-d'œuvre et diminuent la productivité et l'efficacité.

Cependant, en intégrant l'automatisation intelligente des documents, ces organisations peuvent optimiser les processus d'affaires, et engager & responsabiliser les clients plus efficacement. Le but de l'AID est d'automatiser le traitement des données non structurées sauvegardées dans les courriels et diverses formes de documents. Elle aide les employés à comprendre les informations dans un courriel ou un document, à les extraire et à les envoyer au bon utilisateur.

C'est pourquoi les entreprises se tournent vers l'automatisation intelligente pour faciliter le traitement des documents et organiser et distribuer leurs ressources plus efficacement. En remplaçant l'interprétation manuelle des documents par l'automatisation, les entreprises réduisent efficacement les coûts de traitement de leurs documents.

Pourquoi le traitement intelligent des documents est-il important ?

Lors du traitement des documents, le plus grand problème qui se pose est la contrainte de temps. Le temps qui pourrait être passé à faire d'autres tâches efficacement est consacré au traitement manuel des documents. C'est donc là que le traitement intelligent des documents vous viendra en aide. En plus d'extraire les données des documents en un rien de temps, il aide aussi à numériser et organiser les documents de diverses sources, quel que soit leur format d'origine.

Précisément, pour améliorer l'efficacité de votre organisation et pour garder tous les documents à un clic de distance, le traitement intelligent des documents est essentiel.

6 Fonctionnalités Clés de l'Automatisation Intelligente des Documents

L'Automatisation Intelligente des Documents est dotée de plusieurs fonctionnalités qui répondent directement aux enjeux d'un environnement de travail à distance et permettent à votre personnel de faire leur travail de manière productive. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que vous pouvez obtenir grâce à l'automatisation intelligente des documents.

1. Extraction de Données

Extraire des données de documents non structurés est un défi parce que ces documents sont souvent séparés et ne respectent pas un format standard. Il est plus facile d'extraire des données de documents tels que des factures, bons de commande et PDF grâce à des solutions d'extraction de données.

En utilisant des technologies avancées telles que la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), l'AID vous permet d'extraire des données avec facilité. L'OCR est une technologie qui transforme les documents numériques en fichiers éditables avec du texte consultable.

En utilisant une forme spécialisée de l'algorithme de détection d'images, l'OCR reconnaît les caractères dans un document numérique. Cela permet aux entreprises de capturer numériquement les données à partir d'une gamme de documents tels que les PDF et les images scannées.

2. Support Multilingue

Une solution d'automatisation intelligente des documents vous offre l'avantage du support multilingue. Les puissantes fonctionnalités d'OCR vous permettent d'extraire des données disponibles dans des langues autres que l'anglais, facilitant ainsi votre entreprise à l'international.

3. Reconnaissance de Mise en Page

Les entreprises suivent différentes modèles pour leurs factures, bons de commande et autres documents importants. À cause de cela, les logiciels d'extraction de données ont du mal à extraire des données avec précision à partir de formats variés, ce qui engendre des erreurs.

Cependant, l'automatisation intelligente des documents propose des fonctionnalités telles que la reconnaissance de mises en page. La reconnaissance de mises en page détermine correctement le type de document reçu et extrait les données avec précision en conséquence. De telles fonctionnalités facilitent l'extraction d'informations précieuses à partir de fax et de courriels. Vous pouvez également créer des images numériques à partir de documents reçus de sources multiples telles que scanners, fichiers/dossiers, mobiles, MFP, le web, services web et XML/EDI.

4. Flux de Travail Automatisés

Comme son nom l'indique, la fonctionnalité principale de l'automatisation intelligente des documents est de vous fournir un flux de travail automatisé en utilisant l'IA. La gestion manuelle des documents est extrêmement difficile à gérer, surtout lorsque votre équipe travaille à distance.

L'AID automatise tous ces processus et vous donne des flux de travail automatisés, flexibles et personnalisables. Connecter toute votre équipe à une solution automatisée peut supprimer les obstacles et leur permettre de travailler sans problème, sans délais.

Vous pouvez également automatiser des processus manuels tels que le rapprochement des factures et des bons de commande, les flux de travail selon le type de dépense fixé, les valeurs facturées ou le nom du fournisseur, ainsi que la gestion des exceptions et des rapports pour signaler les anomalies et identifier les documents manquants.

5. Apprentissage Automatique Avancé et Fonctions IA

Les fonctionnalités d'apprentissage automatique basées sur l'IA vous permettent de gagner du temps dans la maintenance continue et la configuration initiale. Les utilisateurs doivent seulement fournir les données initialement. Le système reconnaît et apprend progressivement le modèle des données à partir des documents fournis initialement par vous.

6. Interface Utilisateur Intuitive pour une Gestion Efficace des Documents

Travailler à distance n'est pas facile et se heurter à une interface utilisateur encombrante rend les choses encore plus difficiles. Une solution AID avancée vous fournira des interfaces utilisateur efficaces pour la gestion des exceptions dans la gestion des documents, facilitant ainsi la livraison de retours rapides.

Les entreprises peinent à gérer efficacement les travailleurs à distance. Cependant, une solution alimentée par l'IA comme l'automatisation intelligente des documents peut réduire considérablement les coûts et le temps et permettre à votre équipe de donner le meilleur de son potentiel.

Cas d'utilisation du Traitement Intelligent des Documents

L'idée de se diriger vers un bureau sans papier peut sembler très difficile. Cependant, avec un peu d'effort, cela peut être atteint en un rien de temps. Voyons donc comment différentes industries peuvent utiliser le traitement intelligent des documents.

Secteur Financier

L'utilisation du traitement intelligent des documents peut aider les banques dans l'ouverture de comptes, la gestion des formulaires hypothécaires, et même la tenue des formulaires fiscaux. De plus, les documents KYC peuvent être consultés en un clic et utilisés automatiquement pour vérifier les signatures des clients.

Secteur des Assurances

Le traitement intelligent des documents prend également en charge les factures et les reçus. Cela facilite encore plus la numérisation des documents. Grâce à l'utilisation de l'AID, les documents tels que les demandes d'assurance-vie, les réclamations d'accidents de la route, les formulaires d'invalidité et les formulaires de compte de rente peuvent tous être stockés et accessibles sous un même toit.

Secteur de la Santé

En ce qui concerne le secteur de la santé, la confidentialité et l'exactitude des données des patients sont les plus importantes. De plus, toute cette paperasse nécessite de grands espaces de stockage. Par conséquent, avec l'utilisation du traitement intelligent des documents, tout peut être stocké et analysé facilement.

Organisations Gouvernementales

Si les organisations gouvernementales commencent à numériser tous types de documents, le stockage sera encore plus facile. De plus, l'accessibilité et la confidentialité des documents peuvent également être assurées. Certains documents qui peuvent facilement être numérisés incluent les documents fiscaux, les demandes de sécurité sociale et les demandes d'emploi.