Avez-vous du mal à améliorer l'efficacité de vos processus d'affaires? Comment pouvez-vous améliorer la communication et établir des attentes claires à travers votre organisation? L'automatisation des processus d'affaires est la clé. Il y a une distinction entre la charge de travail et le travail productif, comme chaque dirigeant d'entreprise le sait. La première est souvent une perte de temps inutile qui ne demande pas beaucoup de compétence ou de réflexion. Le second aboutit à une réalisation significative qui profite à l'entreprise et est gratifiant pour les employés. La plupart d'entre nous préfèrent passer nos journées à faire le second plutôt que le premier. C'est ce que ressent également votre personnel. En vérité, la véritable productivité est motivée par l'engagement. Une plateforme d'automatisation des processus d'affaires permet aux organisations de déléguer des tâches routinières aux machines tout en permettant au personnel d'exercer ses capacités créatives et de résolution de problèmes. Les opportunités d'automatisation au sein de votre entreprise sont plus nombreuses que jamais. Grâce à l'automatisation, les entreprises peuvent synchroniser l'information entre les applications, faire un suivi auprès des prospects qui ont abandonné leur panier, programmer des envois postaux au moment idéal, et alerter les membres de l'équipe pour de nouvelles affectations. Cependant, ces possibilités peuvent être déroutantes, surtout si votre entreprise n'est pas une grande entreprise avec beaucoup d'argent et de ressources à consacrer à l'automatisation. Pourquoi l'automatisation de votre entreprise est-elle importante ? Les entreprises ne peuvent pas fonctionner à pleine efficacité si elles ne distinguent pas les tâches cruciales des tâches non importantes. Au lieu de passer des heures sur des tâches inutiles qui peuvent être automatisées, le travail intelligent est essentiel et bien plus bénéfique. Les employeurs s'attendent à ce que leurs employés priorisent la production et l'efficacité. Cependant, fixer des priorités de travail à lui seul ne mènera pas à l'efficacité et à la production. L'automatisation peut y contribuer car elle non seulement économise du temps mais permet également de terminer les tâches importantes. Chaque entreprise devrait s'efforcer de s'assurer qu'elle répond et dépasse les attentes de ses clients pour atteindre la satisfaction client. Les procédures d'affaires automatisées garantissent qu'il existe une norme prédéterminée qui perdure quel que soit celui qui supervise le processus. Grâce au service continuellement supérieur, les clients choisiront votre service. Comment automatiser votre entrepriseL'automatisation permet la suppression facile des opérations répétitives des routines de travail quotidiennes et le maintien de l'équilibre. Elle simplifie l'ensemble de la procédure de workflow afin que l'accent puisse être mis sur les tâches ou projets importants. Voici quelques techniques importantes pour automatiser votre entreprise : 1. Utiliser l'apprentissage machine et l'AIVos mesures commerciales peuvent maintenant être transformées en points de données, que vous pouvez ensuite donner à une machine artificiellement intelligente qui optimise divers facteurs, y compris le prix ou les dépenses de marketing numérique. Il est essentiel de s'informer sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage machine. Placez votre entreprise sur Microsoft Azure ou Google Cloud. Les fonctionnalités d'automatisation dans Google Cloud sont intégrées, et comme Google les met fréquemment à jour, vous aurez toujours accès aux développements les plus récents. Microsoft Azure les rattrape rapidement et propose des prix raisonnables. Les meilleurs outils d'apprentissage machine vous permettront d'opérer le plus efficacement possible. 2. Établir des objectifs d'automatisationPour éviter de négliger un processus qui devrait être automatisé, d'en faire trop rapidement, ou de laisser des lacunes ou des chevauchements dans l'automatisation à travers votre entreprise, nous conseillons de préparer un plan de BPA. Alternativement, utilisez le principe PITA et automatisez d'abord les tâches que vous et vos employés trouvez les plus agaçantes. Ensuite, progressez dans la chaîne, en examinant chaque activité commerciale en cours de route pour trouver des opportunités d'automatisation qui libéreraient le personnel pour travailler sur d'autres tâches plus cruciales. 3. Créer des PONLes procédures opérationnelles normalisées décrivent les actions précises requises pour exécuter et terminer les tâches associées à une fonction. Tout type d'automatisation nécessite un processus clairement défini avec des étapes et des actions à entreprendre pour être complétées. Les PON peuvent sembler agréables, mais pour une petite entreprise, ils ont toujours tendance à être classés exceptionnellement bas sur la liste des priorités. Pour cette raison, il pourrait être logique pour les dirigeants d'entreprise de faire des PON un objectif mensuel à l'échelle de l'organisation et de réserver un temps défini pour que tous les employés décrivent leurs processus de travail. 4. Les demandes de service client doivent être traitées immédiatementQuand il s'agit de garder les consommateurs satisfaits et de les faire revenir pour plus, la manière dont votre entreprise traite les demandes de support client peut faire une énorme différence. Les équipes de service client peuvent trouver difficile de suivre la demande si elles effectuent tout le support client manuellement. Le taux de réponse et la première solution de réponse sont des variables critiques qui influencent la satisfaction client. L'automatisation ne vise pas à éliminer l'engagement humain dans les situations en tête-à-tête. Il s'agit de créer plus d'effort pour ces tâches et de donner à vos clients une meilleure expérience. Vos employés du service client peuvent gérer un plus grand nombre de clients plus efficacement grâce à l'automatisation, évitant l'épuisement ou diminuant la qualité des connexions individuelles. 5. Rassembler une équipe nucléairePersonne n'est bon en tout; par conséquent, vous devriez recruter une équipe de "contracteurs ninja" hautement qualifiés pour gérer des tâches spécialisées comme la rédaction, le marketing par courriel, et le réseautage social. Pendant que vous les surveillez, votre petite équipe d'employés à temps plein s'occupera de tout le reste. "Le meilleur style de gestion n'est ni de superviser ni d'être complètement détaché; c'est de surveiller par-dessus votre épaule," a déclaré Sam Walton, le créateur de Walmart. 6. Reconnaître les tâches répétéesVous pouvez commencer à explorer les tâches répétitives qui font partie du rôle de chaque département une fois que vous avez déterminé les domaines fonctionnels de votre entreprise. Attention : C'est la partie automatisation des processus d'affaires la plus agréable. Pour la première fois, un propriétaire d'entreprise ou un directeur des opérations peut s'imaginer comme employé et comprendre à quel point les activités manuelles et répétitives sont douloureuses pour eux. Les dirigeants d'affaires peuvent également recevoir une perspective sur les zones où ils sont plus vulnérables aux menaces ou aux faiblesses opérationnelles. Examinez les PON que le personnel a développées pour repérer les tâches récurrentes. Engagez des efforts pour effectuer des tâches conformément aux PON. Ensuite, demandez au personnel au sujet des PON pour valider le processus et tout potentiel de tâches répétitives. 7. Établir une culture de travail automatiséeLes efforts d'automatisation sont plus susceptibles d'échouer en raison de la culture plutôt qu'en raison de la technologie. Les dirigeants doivent convaincre le personnel que l'automatisation des processus d'affaires est conçue pour faciliter plutôt que remplacer leur travail. Les gens sont plus enclins à adopter de nouvelles procédures et même à contribuer à l'identification des procédures traditionnelles qui nécessitent un changement quand ils savent que leur emploi n'est pas en danger. Confiez les tâches importantes aux professionnelsQuand une entreprise débute, vous êtes souvent en charge de toutes les tâches et responsabilités nécessaires pour la maintenir en fonctionnement. Prenons l'exemple d'un propriétaire de petite entreprise qui a géré tout leur marketing par courriel eux-mêmes tout en exécutant d'autres responsabilités. Si vous n'êtes pas expérimenté en marketing par courriel, vous ne fournissez peut-être pas à cette région l'attention dont elle a besoin, ce qui pourrait réduire la qualité. Lorsque vous embauchez un spécialiste de campagnes par courriel sous contrat, ils peuvent mettre en place les flux de travail et entonnoirs essentiels pour faire fonctionner automatiquement votre marketing par courriel, ce qui peut conduire à des ventes accrues. Cherchez les tâches que vous pouvez sous-traiter à quelqu'un des tâches que vous réalisez actuellement pour votre entreprise pour gagner du temps et obtenir de meilleurs résultats. Rationaliser la gestion des tâches et la communicationTout cela a à voir avec la gestion de projet. Les équipes de production, qui aujourd'hui travaillent souvent de nombreux endroits, y compris ceux qui sont à la maison, peuvent réduire la duplication de travail grâce à l'automatisation. L'automatisation, comme nous l'avons discuté, est le processus de transmettre des tâches chronophages et répétitives d'un humain à une machine. Peu de tâches de projet sont beaucoup plus répétitives que l'attribution de tags de travail et l'envoi de mises à jour de statut régulières. Ainsi, par exemple, un coordinateur de projet pourrait désigner qu'une demande est automatiquement produite pour qu'un approbateur y jette un coup d'œil lorsqu'une démonstration graphique est vérifiée dans un système de gestion de contenu. Ce faisant, un artiste peut éviter de demander manuellement une révision ou, pire, d'envoyer un courriel. Vous avez maintenant une compréhension claire que tout le but de l'automatisation est d'améliorer la production, d'accroître l'efficacité et d'éliminer même le moindre risque d'erreur. Commencez à automatiser dès aujourd'hui !