Comment la Capture Intelligente de Données Répond aux Défis Fondamentaux de la Gestion de Documents
24 mars 2021
—
Gérer les documents efficacement est essentiel pour les entreprises du monde entier. Cependant, avec l'augmentation de la quantité de données, la recherche de l'efficacité maximale, ainsi que les problématiques de conformité, de confidentialité et de sécurité, la gestion documentaire est devenue exceptionnellement difficile.
À présent, les entreprises doivent s'appuyer sur des technologies perturbatrices telles que la capture intelligente de données pour rationaliser le flux d'informations et gérer les documents efficacement.
6 Défis Fondamentaux de la Gestion Documentaire
Dans cet article, nous discuterons comment la capture intelligente de données répond aux défis fondamentaux de la gestion documentaire.
Routage et Suivi Inefficaces
Un flux de travail basé sur le papier est toujours significativement plus lent qu'un système automatisé. Le routage et le suivi efficaces des documents sont non seulement importants pour la conformité à la FDA, mais également pour la performance de votre entreprise.
Le routage et le suivi manuels des documents rendent la collaboration extrêmement difficile. Considérons un site manufacturier qui comprend plusieurs bâtiments abritant des centaines d'employés travaillant en continu 24/7.
Dans de telles situations, acheminer un formulaire de demande de changement de document, par exemple, signifie devoir parcourir d'un bâtiment à l'autre tout en conciliant différents horaires de travail. Cela rend le suivi de ces formulaires extrêmement compliqué car ils risquent de se perdre dans une multitude de documents papier.
Flux de Travail Divergents
Parallèlement à la croissance et à la prolifération des documents, les employés passent de rôles et de processus traditionnels à des flux de travail optimisés pour maximiser la productivité et accélérer les processus.
Les professionnels s'appuient de plus en plus sur de nouveaux flux de travail spécialisés et axés sur la technologie qui favorisent la collaboration, la communication et le partage des connaissances entre les travailleurs.
En même temps, avec les mesures de distanciation sociale, le lieu de travail devient de plus en plus décentralisé. Bien que ces tendances créent de la valeur pour les entreprises dans un monde touché par la pandémie, elles rendent également la communication et la collaboration extrêmement difficiles.
Productivité en Baisse
De nos jours, trouver le bon document, éditer la version correcte et réduire le besoin d'imprimer/scanner/attacher des documents aux courriels est nécessaire pour l'efficacité.
Selon une étude récente de l'IDC, la productivité des entreprises diminue de 21,3% en raison de la mauvaise gestion des documents. Les entreprises doivent adopter de nouvelles solutions pour résoudre ces problèmes efficacement.
Manque de Sécurité
Les cyberattaques et la fraude & le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis en 2020. Avec un système décentralisé, il est extrêmement difficile pour les entreprises de protéger efficacement les documents. Les documents sous forme papier sont à un risque énorme d'être volés et ne peuvent sustenir la confidentialité des informations.
De même, les informations stockées numériquement sont vulnérables aux attaques des cybercriminels. La plupart des employés sont inconscients des protocoles de sécurité essentiels lorsqu'ils manipulent des documents critiques, tandis que certains n'utilisent pas Internet de façon sécuritaire. Les entreprises ont besoin de logiciels sécurisés pour stocker, publier et partager des documents.
Durabilité en Déclin
Selon une estimation en 2018, les humains créent plus de 2,5 quintillions d'octets de données chaque jour. En 2020, ce phénomène a évolué vers 1,7 Mo de données pour chaque humain sur la planète, entraînant 12 881 121 680 Mo de données créées chaque seconde. Avec le monde se dirigeant vers une collaboration à distance accrue post-COVID-19, nous pouvons nous attendre à ce que cette tendance se multiplie plusieurs fois.
Dans une telle situation, s'appuyer sur des documents papier n'est plus durable. Les entreprises doivent adopter des initiatives qui minimisent la création de déchets et la consommation d'énergie. À moins d'adopter un flux de travail sans papier, vous paierez un coût supplémentaire et vous peinerez à maintenir un flux de travail durable.
Absence d'Utilisation Stratégique des Données
De nos jours, les mesures fondées sur les données sont devenues un facteur clé de succès pour les entreprises à travers le monde. Les données sont un atout stratégique pour les entreprises et leur permettent d'analyser leur performance, d'améliorer leurs flux de travail existants et de formuler des politiques futures.
Cependant, une entreprise utilisant la gestion documentaire basée sur le papier manque d'outils pour extraire des données de documents importants et des processus d'affaires. Elles ne peuvent pas analyser les informations et obtenir des informations essentielles pour une prise de décision efficace, les plaçant en désavantage.
Qu'est-ce que la Capture Intelligente de Données?
La Capture Intelligente de Données (CID) est le processus de découverte et d'extraction d'informations utiles à partir de documents physiques et électroniques sans intervention utilisateur extensive.
Elle utilise des algorithmes d'IA avancés pour livrer les documents aux utilisateurs autorisés et leur permet d'extraire des données pour le routage d'informations numérique.
Comment la Capture Intelligente de Données Résout les Défis Fondamentaux de la Gestion Documentaire
Pour les entreprises générant des montagnes d'informations régulièrement, traiter l'information manuellement crée des erreurs humaines inutiles et des retards. Peu importe l'industrie à laquelle vous appartenez, le traitement manuel des informations est un obstacle majeur à l'efficacité.
Une solution de Capture Intelligente de Données tire parti des technologies avancées existantes pour optimiser les processus métier et accélérer la croissance.
De nos jours, l'information est disponible dans une myriade de sources, allant d'images scannées, de fax, et d'e-mails à des factures, contrats, reçus, réclamations, et documents d'expédition. La CID vous permet d'automatiser la procédure fastidieuse de traitement de l'information, d'extraire l'intelligence des montagnes d'informations, et de la transformer en format compréhensible.
En même temps, la Capture Intelligente de Données permet aux organisations d'organiser l'information avec des métadonnées complètes. Cela rend les données plus accessibles pour les applications d'entreprise et les rend disponibles pour l'analytique basée sur l'IA.
Grâce à ces informations organisées, les entreprises peuvent optimiser les processus opérationnels clés dans divers départements.
En d'autres termes, la CID permet aux entreprises d'extraire des données pertinentes plus facilement et de livrer des informations exploitables aux décideurs.
Selon une recherche menée par l'International Data Corporation, les entreprises capables d'analyser des données pertinentes et de garantir la livraison d'informations exploitables peuvent gagner un avantage de 430 milliards de dollars en bénéfices de productivité par rapport aux entreprises qui ne le font pas.
Avantages de la Capture Intelligente de Données
Réduction des Coûts et Augmentation de l'Efficacité
La capture intelligente de données permet à la direction d'utiliser les ressources humaines pour des tâches critiques pour l'entreprise au lieu de l'entrée et du traitement manuel des données. En même temps, les entreprises n'ont plus besoin de gérer des piles de papier.
Collaboration Améliorée entre les Travailleurs à Distance
La capture intelligente garantit une collaboration entre les employés géographiquement éloignés et minimise la dépendance de l'entreprise à un emplacement partagé et à des heures de travail similaires.
Sécurité Renforcée
La capture intelligente de données achemine le contenu vers les bons répertoires le plus rapidement possible, assurant que seuls les membres autorisés voient le contenu. Elle offre également aux entreprises un déploiement rapide et cohérent des procédures de sécurité, minimisant les violations de sécurité et les pertes de données coûteuses.
Conformité Simplifiée
La capture intelligente de données connecte et fait correspondre les documents aux échantillons fournis, garantissant que tous les documents respectent toutes les réglementations gouvernementales critiques. Le système maintient également une rétention précise des archives et des données confidentielles.
Utilisation Stratégique des Données
La capture intelligente de données peut identifier des informations cruciales et les transmettre aux décideurs pertinents en temps opportun. Cela aide les entreprises à améliorer leurs opérations commerciales et à utiliser les données de façon stratégique.
La capture intelligente de données est une technologie révolutionnaire qui stimule l'innovation, la productivité, la sécurité et la conformité dans votre système de gestion documentaire. Utiliser la Capture Intelligente de Données dans votre entreprise peut vous aider à échapper à la contrainte d'un flux de travail basé sur le papier et à maximiser l'efficacité au sein de votre entreprise.
Vous méritez également des services exceptionnels.
Automatisez vos processus d'affaires avec l'intelligence PF 360 dès aujourd'hui!
