Le défi
Process Fusion et notre partenaire avons répondu à un appel d’offres pour numériser les processus de documents de facturation de l’ administration d’une municipalité de 14 000 habitants située au Canada.
Initialement, La municipalité traitait manuellement les factures sans bons de commande à l’aide d’un système papier, ce qui signifiait l’acheminement physique des factures dans des chemises et des approbations manuscrites. Comme tous leurs processus étaient manuels et basés sur du papier, cela entraînait un manque de visibilité, des erreurs humaines, de longs délais de traitement des factures et beaucoup de gaspillage.
Les administrateurs recherchaient une solution moderne, capable de saisir et de stocker des données numériques ainsi qu’intelligemment acheminer leurs factures vers les responsables de l’approbation.
Télécharger la brochureLa solution
L’administration municipale a déployé CapturePoint Cloud pour la numérisation et l’automatisation de la capture, du traitement et de l’acheminement de leurs factures sans bon de commande.
La solution comprenait également M-files pour stocker toutes les factures dans le cloud avec 1 To de stockage et une allocation de départ pour automatiser 20 000 factures par an.
Le résultat
L’administration municipale a pu automatiser de manière transparente ses processus manuels de facturation et rationaliser les flux de travail, permettant au personnel de se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
Les factures sont désormais vérifiées numériquement pour s’assurer que les données sont correctement extraites, acheminées via un routage personnalisé pour approbation par le responsable, soumises à un examen final, puis exportées sous forme de fichier CSV et finalement transmises directement à leur ERP financier Keystone.
Leurs processus de comptes fournisseurs sont désormais modernisés à l’aided’un système numérique, réduisant leurs délais de traitement de 20 %, augmentant la productivité du personnel de 25 % et réduisant les coûts liés aux comptes fournisseurs de 30 %.
Actuellement, ils étudient d’autres domaines au sein de leurs unités commerciales, telle bureau du greffier, pour automatiser les procès-verbaux de réunion au sein de la plate-forme.
