Le défi
Process Fusion et notre partenaire avons travaillé avec une importante chaîne de centres de jardinage fondée en 1864, comptant 17 centres, en plus d’un siège social et de plusieurs pépinières commerciales, à travers l’Angleterre. L’entreprise ayant été établie il y a plus de 100 ans, leurs systèmes de flux de travail étaient prêts pour un rafraîchissement. La plupart de leurs processus étaient manuels et reposaient fortement sur du papier.
Ils nous ont approché car ils avaient identifié une possibilité d’améliorer leur processus de comptes fournisseurs. Étant basée sur le papier, leur processus actuel entraînait un manque de visibilité, des erreurs humaines, de longs retards et un gaspillage important de matériel.
Process Fusion et notre partenaire avons procédé à une évaluation approfondie de l’ infrastructure de comptes fournisseurs originale. Les résultats de l’évaluation ont identifié plusieurs problèmes avec leur processus existant, y compris (mais sans s’y limiter) :
- L’exactitude des rapports de fin de mois a souffert car les factures n’étaient comptabilisées qu’une fois entrées dans le système ERP, ce qui pouvait prendre jusqu’à 20 jours suivant leur réception.
- Comptes fournisseurs suspendus en raison d’un retard de paiement dû à la durée totale du flux de travail.
- Avec la croissance de l’entreprise qui a acquis 5 nouveaux centres en 2019, l’équipe CF est demeurée la même taille, et a subi beaucoup de pression.
- Mauvaise expérience utilisateur – les responsables des centres se sont plaints du temps important mis pour approuver les factures.
La solution
La Garden Center a déployé CP pour automatiser la capture des factures. Ils ont également mis en place M-Files pour stocker toutes les factures dans le cloud et gérer le flux de travail d’approbation électronique – avec une intégration complète àleur système ERP de Hillier. Ils ont échelonné la mise en œuvre avec une formation sur mesure pour faciliter la gestion du changement.
Les résultats
La chaîne de centres de jardinage a pu éliminer 147 000 pages imprimées par an, sauvant près de 20 arbres par an !
Le temps de traitement des factures fournisseurs a été retranché ne de 17 à 4 jours, la satisfaction des clients est augmentée, les directeurs de centre sont ravis de la nouvelle solution, en particulier la visibilité des factures passées et les gains de temps, et, avec la l’incousion des factures capturées mais non payées, les rapports de fin de mois sont maintenant 100% précis..
En bout de ligne, leurs processus de validation des factures et de gestion des exceptions pour les responsables des centres, l’équipe CF et les acheteurs sont plus efficaces.
