Alors que les pays du monde entier adoptent des mesures de distanciation sociale, les entreprises mettent en œuvre des politiques de travail à distance pour rester fonctionnelles. Les gens peuvent plus longtemps travailler côte à côte et doivent donc s’appuyer sur des solutions à distance pour effectuer leur travail.
Pour résoudre ce problème, les entreprises transforment leurs bureaux en espaces de travail numériques. Les comptes fournisseurs font partie de ces départements qui ont adopté des solutions informatiques automatisées pour maintenir la trésorerie des entreprises et assurer les paiements en temps opportun.
Cependant, étant donné que les défis créés par l’automatisation des points d’accès distants sont uniques, toutes les solutions ne peuvent pas aider les entreprises à faire face à cette situation difficile. Pour vous aider à choisir la meilleure solution d’automatisation des comptes fournisseurs à distance pour votre organisation, nous discuterons des 8 principales fonctionnalités que chaque solution d’automatisation des points d’accès à distance doit avoir.
Flux de travail automatisés
La caractéristique la plus importante de tout logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs à distance est d’avoir des flux de travail automatisés, flexibles et personnalisables. À moins que votre solution ne puisse répondre aux besoins de votre entreprise, vous continuerez à faire face à des obstacles constants lors de sa mise en œuvre dans votre flux de travail.
Cela inclut des fonctionnalités automatisées telles que la correspondance des factures et des bons de commande, des flux de travail basés sur l’approbation sur le type de dépense défini, les valeurs de facture ou le nom du fournisseur et la gestion des exceptions et la création de rapports pour signaler les anomalies et identifier les documents manquants.
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Intégration ERP et paiements rapides
Les entreprises s’appuient sur les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) pour rationaliser les processus métier. Les entreprises à la recherche de solutions avancées d’automatisation des points d’accès doivent envisager des solutions qui peuvent facilement s’intégrer à leurs systèmes existants et offrir une expérience transparente, même aux travailleurs distants.
La solution idéale d’automatisation des points d’accès distants devrait réduire la manipulation manuelle et accélérer le traitement des factures. Une solution qui garantit un paiement rapide aide les entreprises à obtenir des remises pour paiement anticipé et à entretenir des relations solides avec les fournisseurs.
De même, dans un souci d’efficacité, votre solution d’automatisation des points d’accès distants doit prendre en charge tous les modes de paiement virtuels. Les méthodes de paiement virtuelles aident les entreprises à payer leurs fournisseurs à temps sans envoyer leur personnel faire des chèques. Ces méthodes de paiement virtuelles permettent également aux entreprises de gagner des remises en argent si elles utilisent une carte.
Sécurité et conformité
Les factures frauduleuses, ainsi que d’autres stratagèmes frauduleux, peuvent coûter aux entreprises jusqu’à 7 milliards de dollars par an. Lorsque votre équipe accède au système de paiement à distance, assurer la sécurité et la conformité devient plus important que jamais pour prévenir la fraude. Par conséquent, vous devez rechercher une solution sécurisée qui fournit des pistes d’audit claires et qui résiste à la fraude.
Il doit donner aux responsables le contrôle des autorisations d’accès, la visibilité de l’état des factures, ainsi que des informations détaillées sur l’accès et les actions. Que vous traitiez quelques dizaines de factures par semaine ou des milliers par mois, choisir la meilleure solution d’automatisation des comptes fournisseurs à distance peut fournir une meilleure vue d’ensemble financière pour détecter et prévenir la fraude.
Accès mobile
Traditionnellement, les comptables et les comptables ont besoin de la signature manuelle des gestionnaires pour faire approuver les factures papier importantes. Cependant, lorsque quelqu’un travaille à distance, ce n’est pas possible. Bien que ce soit ainsi que les services AP approuvent les factures, ce n’est pas la meilleure approche. L’approbation manuelle fait perdre du temps, augmente le risque d’erreurs et de fraude, entraîne des retards de paiement et enfreint les règles de distanciation sociale.
Pour faciliter le travail à distance au sein des départements AP, une solution d’automatisation des comptes fournisseurs à distance doit avoir des capacités mobiles. L’accès aux factures via des appareils mobiles authentifiés est essentiel pour faire avancer les flux de travail et les approbations des factures.
Le personnel AP n’a qu’à installer les applications pertinentes sur son appareil mobile et suivre les meilleures pratiques de sécurité mobile pour exécuter les approbations et le routage AP, quel que soit leur emplacement. Si votre solution dispose de fonctionnalités mobiles prises en charge par des frameworks cloud, vos équipes n’auront plus besoin de travailler au même endroit.
Traitement des factures PDF
En l’absence de factures papier, le personnel du point d’accès distant doit traiter les factures PDF (et d’autres formes de documents numériques). Les fournisseurs partagent ces factures sous forme de pièces jointes aux e-mails. Votre solution d’automatisation des points d’accès distants doit prendre en charge le traitement des factures PDF pour payer rapidement les fournisseurs.
Surveillance et analyse en temps réel
Gérer des équipes à distance est plus difficile que de travailler dans une seule. Les responsables en finance doivent porter une attention particulière au traitement des paiements et s’assurer qu’il n’y a pas d’anomalies. Vous devriez envisager des fonctionnalités de surveillance et d’analyse en temps réel dans votre solution d’automatisation des comptes fournisseurs à distance.
Après avoir analysé les données de facturation, la solution devrait donner aux responsables une visibilité sur les paiements effectués par l’entreprise et d’autres informations utiles. La visibilité sur les factures de l’entreprise et leur statut peut aider les entreprises à réaliser des économies importantes sans aucune analyse manuelle des données.
Dans le même temps, ces rapports en temps réel permettent aux gestionnaires d’obtenir des détails de haut niveau et de détecter les modèles et les tendances en développement dans leurs dépenses. Par conséquent, les entreprises peuvent améliorer la transparence et bénéficier d’un plus grand degré de contrôle sur le traitement des factures. Voici quelques-uns des rapports qu’une solution d’automatisation de points d’accès distants devrait fournir :
- Rapport de productivité
- Dettes impayées
- Rapport de processus clé
- Rapport d’analyse des exceptions
- Rapports centraux
- Rapports d’audit
- Prévision d’escompte
- Analyse des paiements fournisseurs
- Console de gestion basée sur le Web
Lorsque les membres de l’équipe accèdent à distance à une solution d’automatisation AP, ils doivent y accéder via une console Web. En utilisant les technologies cloud, les fournisseurs de solutions doivent rendre leurs solutions facilement accessibles à tous.
Un tableau de bord Web est une plate-forme idéale pour votre personnel AP pour gérer les factures de traitement et examiner les données importantes liées aux factures, aux acheteurs, aux vendeurs, aux paiements et à d’autres informations financières.
L’intégration de consoles Web à votre solution vous permet de tirer parti de fonctionnalités très utiles telles que la gestion des abonnements, la facturation récurrente, les modèles de facturation au compteur, au volume et à plusieurs niveaux, la facturation unique et les portails de fournisseurs en libre-service.
Salles de courrier numériques
Les salles de courrier numériques permettent aux entreprises de rationaliser la communication et d’améliorer les procédures et services commerciaux en numérisant tous leurs fax et factures. À l’aide de technologies avancées telles que la capture intelligente de données et le traitement du langage naturel (NLP), les entreprises peuvent numériser les e-mails entrants, les classer et les distribuer au sein de l’organisation.
L’automatisation de la salle de courrier est utilisée pour normaliser les procédures de distribution du courrier interne et est nécessaire pour garantir la conformité aux politiques de l’entreprise.
Même lorsque les entreprises laissent leur personnel travailler à distance, elles sont légalement tenues d’archiver les documents papier pendant un certain temps. Une salle de courrier numérique est une fonctionnalité clé pour les entreprises qui souhaitent rationaliser la gestion des documents à distance.
La solution Remote Accounts Payable Automation peut garantir que les processus AP restent sécurisés et rentables tout en garantissant un accès à distance à votre personnel AP.
