Alors que les pays du monde entier adoptent des mesures de distanciation sociale, les entreprises mettent en œuvre des politiques de télétravail pour rester fonctionnelles. Les gens ne peuvent plus travailler côte à côte et doivent donc s'appuyer sur des solutions à distance pour accomplir leur travail.

Pour résoudre cela, les entreprises transforment leurs bureaux en lieux de travail numériques. Le département des comptes fournisseurs est l'un de ceux qui ont adopté des solutions informatiques automatisées pour maintenir le flux de trésorerie des entreprises et assurer des paiements en temps voulu.

Cependant, étant donné que les défis créés par l'automatisation des comptes fournisseurs à distance sont uniques, toutes les solutions ne peuvent pas aider les entreprises à faire face à cette situation difficile. Pour vous aider à choisir la meilleure solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance pour votre organisation, nous discuterons des 8 principales fonctionnalités que toute solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance doit avoir.

Flux de travail automatisés

La fonctionnalité la plus importante pour tout logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs à distance est d'avoir des flux de travail automatisés, flexibles et personnalisables. À moins que votre solution ne réponde aux besoins de votre entreprise, vous continuerez à rencontrer des obstacles constants pour l'implémenter dans votre flux de travail.

Cela inclut des fonctionnalités automatisées telles que l'appariement des factures et des bons de commande, des flux de travail basés sur l'approbation sur un type de dépense défini, des valeurs de factures ou le nom du fournisseur, ainsi que la gestion et le rapport des exceptions pour signaler les anomalies et identifier les documents manquants.

Intégration ERP et paiements rapides 

Les entreprises s'appuient sur des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour rationaliser les processus d'affaires. Les entreprises à la recherche de solutions avancées d'automatisation des comptes fournisseurs devraient envisager des solutions pouvant facilement s'intégrer à leurs systèmes existants et offrir une expérience homogène, même aux travailleurs à distance.

La solution idéale d'automatisation des comptes fournisseurs à distance devrait réduire la gestion manuelle et accélérer le traitement des factures. Une solution qui garantit un paiement rapide aide les entreprises à obtenir des remises pour paiement anticipé et à entretenir de solides relations avec les vendeurs.

De même, pour l'efficacité, votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance devrait supporter toutes les méthodes de paiement virtuelles. Les méthodes de paiement virtuel aident les entreprises à payer les fournisseurs à temps sans envoyer leur personnel pour émettre des chèques. Ces méthodes de paiement virtuelles permettent également aux entreprises d'obtenir des rabais en argent si elles utilisent une carte.

Sécurité et conformité

Les factures frauduleuses, avec d'autres stratagèmes de fraude, peuvent annuellement coûter aux entreprises jusqu'à 7 milliards de dollars. Lorsque votre équipe accède au système de paiement à distance, assurer la sécurité et la conformité devient plus important que jamais pour prévenir la fraude. Par conséquent, vous devez rechercher une solution sécurisée qui offre des pistes de vérification claires et est résistante à la fraude.

Elle doit donner aux gestionnaires le contrôle sur les autorisations d'accès, la visibilité de l'état des factures, ainsi que des informations d'accès et d'action détaillées. Que vous traitiez quelques dizaines de factures par semaine ou des milliers par mois, choisir la meilleure solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance peut offrir une meilleure vue financière pour détecter et prévenir la fraude.

Accès mobile

Traditionnellement, les comptables et les experts-comptables ont besoin de la signature des gestionnaires pour obtenir manuellement l'approbation des factures papier importantes. Cependant, lorsqu'une personne travaille à distance, cela n'est pas possible. Bien que ce soit ainsi que les départements des comptes fournisseurs approuvent les factures, ce n'est pas la meilleure approche. L'approbation manuelle gaspille du temps, augmente le risque d'erreurs et de fraudes, entraîne des paiements tardifs et viole les règles de distanciation sociale.

Pour faciliter le télétravail au sein des départements de comptes fournisseurs, une solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance doit avoir des fonctionnalités mobiles. L'accès aux factures par des appareils mobiles authentifiés est essentiel pour maintenir les flux de travail et les approbations de factures en cours.

Le personnel des comptes fournisseurs doit simplement installer les applications pertinentes sur leur appareil mobile et suivre les meilleures pratiques de sécurité mobile pour exécuter les approbations et le routage des comptes fournisseurs, quel que soit leur emplacement. Si votre solution dispose de fonctionnalités mobiles supportées par des cadres nuagiques, vos équipes ne devront plus travailler au même endroit.

Traitement des factures PDF

En l'absence de factures papier, le personnel des comptes fournisseurs à distance doit traiter les factures PDF (et d'autres formes de documents numériques). Les fournisseurs partagent ces factures sous forme de pièces jointes à des courriels. Votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance doit supporter le traitement des factures PDF pour payer les fournisseurs rapidement.

Surveillance et analyse en temps réel

Gérer des équipes à distance est plus difficile que de travailler dans un seul endroit. Les gestionnaires en finance doivent prêter une attention particulière au traitement des paiements et s'assurer qu'il n'y a pas d'anomalies. Vous devriez envisager des fonctionnalités de surveillance et d'analyse en temps réel dans votre solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance.

Après analyse des données des factures, la solution devrait donner aux gestionnaires une visibilité sur les paiements effectués par l'entreprise et d'autres informations utiles. La visibilité sur les factures de l'entreprise et leur statut peut aider les entreprises à réaliser des économies considérables sans aucune analyse manuelle des données.

En même temps, ce reporting en temps réel permet aux gestionnaires d'obtenir des détails de haut niveau et de déceler les schémas et tendances en développement dans leurs dépenses. Par conséquent, les entreprises peuvent améliorer la transparence et jouir d'un plus grand degré de contrôle sur le traitement des factures. Voici quelques-uns des rapports qu'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance devrait fournir :

• Rapport de productivité

• Fournisseurs en retard

• Rapport de processus clé

• Rapport d'analyse des exceptions

• Rapports centraux

• Rapports d'audit

• Prévision de remise en espèces

• Analyse de paiement des fournisseurs

Console de gestion web

Lorsque les membres de l'équipe accèdent à une solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance, ils doivent y accéder via une console basée sur le web. En utilisant les technologies nuagiques, les fournisseurs de solutions doivent rendre leurs solutions facilement accessibles à tous.

Un tableau de bord web est une plateforme parfaite pour votre personnel de comptabilité fournisseurs pour gérer les processus de facturation et revoir les données importantes liées aux factures, aux acheteurs, aux vendeurs, aux paiements et autres informations financières.

Faire des consoles web une partie de votre solution vous permet de tirer parti de fonctionnalités très utiles telles que la gestion des abonnements, la facturation récurrente, les modèles de facturation mesurée, par volume et par palier, la facturation unique, et les portails libre-service pour les fournisseurs.

Salles de courrier électronique

Les salles de courrier électronique permettent aux entreprises de rationaliser la communication et d'améliorer les procédures et services d'affaires en numérisant tous leurs télécopies et factures. En utilisant des technologies avancées telles que la Capture de Données Intelligente et le Traitement du Langage Naturel (NLP), les entreprises peuvent numériser les courriels entrants, les classer et les distribuer au sein de l'organisation.

L'automatisation de la salle de courrier est utilisée pour standardiser les procédures de distribution du courrier interne et est nécessaire pour assurer la conformité avec les politiques de l'entreprise.

Même lorsque les entreprises permettent à leur personnel de travailler à distance, elles sont légalement tenues d'archiver les documents papier pendant un certain temps. Une salle de courrier électronique est une fonctionnalité clé pour les entreprises qui souhaitent rationaliser la gestion des documents à distance.

Une solution d'automatisation des comptes fournisseurs à distance peut garantir que les processus des comptes fournisseurs restent sécurisés et rentables tout en assurant un accès à distance à votre personnel des comptes fournisseurs.