Dans l'environnement de bureau moderne d'aujourd'hui, la seule chose à laquelle chaque entreprise doit faire face est l'assaut du courrier traditionnel et de la correspondance électronique. Que vous soyez un cabinet d'avocats ou un petit magasin de commerce électronique, le bombardement d'informations et de courrier est quelque chose que nous devons tous gérer. Alors, la solution est assez simple, bienvenue à la salle de courrier électronique.

Définition de la salle de courrier électronique

Tout d'abord, définissons ce qu'est la salle de courrier électronique puis nous pourrons plonger dans son fonctionnement. Une salle de courrier électronique ou virtuelle est un service d'externalisation spécialisé dans la gestion, le formatage et le tri de votre courrier numérique et physique. Selon le service de salle de courrier dont vous avez besoin, ces entreprises professionnelles peuvent prioriser, accélérer et filtrer votre courrier avec une précision quasi militaire.

Quels sont les services d'externalisation de salle de courrier électronique ?

Les services d'externalisation de salle de courrier électronique vous permettent de libérer du temps ou des ressources nécessaires de travaux monotones. Avec une salle de courrier électronique automatisée, vous pouvez profiter de tous les avantages d'une salle de courrier organisée sans avoir à payer un employé à plein temps. Vous pouvez diviser les services d'externalisation en deux tranches : la première est physique et la seconde est numérique.

Côté physique, lorsque vous choisissez d'externaliser, voici la configuration typique. Votre courrier physique sera redirigé vers une boîte postale dédiée qui est surveillée. La solution surveillera activement et amènera le courrier dans un centre de numérisation de documents sécurisé pour traitement à intervalles réguliers. Par exemple, vous pouvez trier une fois par jour, deux fois par jour, ou même une fois par semaine. La correspondance est ensuite ouverte, préparée, numérisée, indexée et enregistrée selon des normes préétablies. Une fois ces étapes terminées, vous avez la possibilité soit d'envoyer et d'enregistrer les fichiers numériques dans votre logiciel métier, soit de les envoyer sous forme de PDF pour un traitement manuel par un membre du personnel.

Voici à quoi cela ressemble en action :

• Une facture d'eau entre dans le bureau.

• Ouvre automatiquement, prépare, numérise et indexe méticuleusement votre courrier pour l'équipe des comptes clients.

• Une fois le processus de numérisation terminé, la facture est automatiquement téléchargée dans le logiciel de comptabilité, déclenchant une notification immédiate au département des comptes. Sinon, la facture peut être envoyée sous forme de PDF à une boîte aux lettres désignée ou à une personne spécifique, permettant ainsi un tri et un paiement manuels.

Côté numérique, cela fonctionne de manière assez similaire au côté physique. Les courriels entrants sont reçus dans une boîte de réception dédiée qui est surveillée. Les pièces jointes ou les documents intégrés sont extraits de l'email et convertis au type de fichier correct pour traitement. Les données capturées sont ensuite organisées et envoyées à l'équipe appropriée.

Comment fonctionne une salle de courrier virtuelle ?

La beauté d'une salle de courrier virtuelle est qu'il s'agit d'une solution entièrement personnalisable qui peut répondre aux besoins de votre bureau. Prenons deux exemples pour illustrer comment une salle de courrier virtuelle pourrait fonctionner.

Premièrement, prenons un cabinet d'avocats spécialisé dans le droit immobilier. Le bureau est assez occupé et fournit généralement aux clients des dossiers de clôture et des conseils juridiques sur les transactions immobilières résidentielles et commerciales. Un client vient de conclure l'achat d'une maison, et son agent envoie les détails finaux du contrat d'achat, tandis que son courtier hypothécaire envoie également les documents nécessaires de son côté. Avec une salle de courrier électronique, le logiciel triera les fichiers, les organisera selon les besoins du conseiller principal et aura tout le dossier prêt pour la réunion du conseiller avec le client pour signer les documents — plus besoin de chercher des pièces jointes perdues ou de traiter avec des PDF mal formatés. Avec une salle de courrier virtuelle, tout est formaté, organisé et prêt à l'emploi.

D'autre part, l'automatisation de la salle de courrier électronique peut être un outil précieux si vous dirigez une petite entreprise de design. La salle de courrier électronique peut filtrer les pistes par rapport au spam et vous garantir un accès facile aux conceptions, idées ou inspirations. Au lieu de trouver plusieurs pièces jointes dans une chaîne de courriels, tous les fichiers pertinents sont organisés et faciles d’accès avec une salle de courrier électronique. En bref, une salle de courrier électronique simplifie les choses pour votre entreprise afin de livrer des projets de haute qualité sans perdre de temps avec une boîte de réception désordonnée.

Quels sont les avantages d'une salle de courrier électronique ?

Amélioration du service client

Que vous soyez une grande entreprise ou une petite entreprise technologique, une salle de courrier électronique peut offrir une meilleure expérience client grâce à des communications automatisées et à un traitement plus rapide des documents. La solution peut notifier les clients de la réception de leurs documents via un courriel automatisé, garantissant une livraison en temps opportun à la bonne personne.

Réduction de la saisie manuelle des données

Une salle de courrier électronique peut libérer les employés pour qu'ils se concentrent sur d'autres tâches ou projets au sein de l'entreprise grâce aux processus d'automatisation. Une salle de courrier électronique peut extraire les informations pertinentes et fournir les données et documents nécessaires aux décideurs pour faire avancer un projet, un dossier ou une décision.

Plus grande conformité aux politiques

Il existe un risque que l'erreur humaine affecte vos lignes d'activité lors du tri manuel des documents. Une salle de courrier électronique atténue ce risque et fournit à votre entreprise une piste d'audit claire pour le cycle de vie de chaque document.

Principales étapes pour mettre en place une salle de courrier électronique

Tout d'abord, vous devez déterminer quel type de salle de courrier électronique vous souhaitez mettre en place. Cherchez-vous une automatisation complète de la gestion de la salle de courrier où le courrier physique est trié et traité, et votre courrier numérique est extrait et traité ? Cherchez-vous une solution hybride ou simplement une solution de courrier numérique ou physique ?

Deuxièmement, vous devrez examiner les options actuelles sur le marché et trouver une entreprise sécurisée et à l'épreuve du futur. Une entreprise comme PF360 Capture peut capturer, transformer, traiter et gérer votre courrier avec facilité. PF360 Capture utilise un système de classification automatisé qui rend le tri avec un contrôle de qualité de premier ordre facile.

Enfin, vous configurez votre boîte aux lettres et laissez l'automatisation vous offrir à vous et à votre ligne de métier la meilleure mise à jour depuis l'abandon de Windows 8. Votre entreprise peut bénéficier d'un meilleur suivi et d'un meilleur contrôle avec une salle de courrier électronique, d'une meilleure expérience utilisateur, d'une meilleure sécurité des données et, surtout, d'une meilleure accessibilité des données. Cessez de vivre dans les années 1990 et voyez comment PF360 Capture peut fournir une boîte aux lettres numérique automatisée qui révolutionnera la façon dont vous et votre entreprise travaillez avec le courrier physique et numérique.