Traditionnellement, la salle de courrier de l'entreprise a été l'un des départements les plus chaotiques d'une organisation. Avec des colis et des enveloppes qui arrivent de temps en temps, elle a toujours été pleine d'activités manuelles, et donc sujette aux erreurs. Ces systèmes traditionnels ont vidé rapidement les ressources en termes de personnel, de temps et de coût.

C'est pourquoi les entreprises ont adopté aujourd'hui des salles de courrier électroniques pour rationaliser la communication et améliorer les procédures et services commerciaux. Là où autrefois les fournisseurs et les acheteurs communiquaient à l'aide de factures sur papier, maintenant ils utilisent des documents modélisés par courriel.

Malgré cela, la circulation des communications sur papier est encore significative. La recherche suggère que 23 % des entreprises reçoivent plus de 5 000 documents entrants par courrier chaque mois, alors que les salles de courrier dans les entreprises doivent traiter les télécopies 60 % du temps.

L'automatisation de la salle de courrier électronique dans ce flux de travail peut grandement optimiser toutes les procédures. Dans cet article, nous discuterons de la manière dont l'automatisation de la salle de courrier électronique fonctionne dans le service des comptes fournisseurs et pourquoi les entreprises devraient l'adopter.

Qu'est-ce que l'automatisation de la salle de courrier électronique?

L'automatisation de la salle de courrier électronique est le processus d'automatisation des processus de courrier entrant. Avec l'aide des technologies de capture de documents et de numérisation, les entreprises peuvent numériser les courriels entrants, les classer et les distribuer au sein de l'organisation.

Ces systèmes de salle de courrier s'occupent des courriels et des documents papier et sont essentiels pour standardiser les procédures de distribution du courrier interne. C'est pourquoi l'automatisation de la salle de courrier électronique est nécessaire pour garantir la conformité avec les politiques de l'entreprise.

Comme de nombreuses entreprises sont légalement tenues d'archiver les documents papier pendant un certain temps, pouvoir traiter les documents papier grâce à l'automatisation de la salle de courrier électronique permet aux entreprises de rationaliser la gestion des documents.

Importance de l'automatisation des salles de courrier électroniques dans les comptes fournisseurs

Les entreprises qui s'appuient sur des systèmes basés sur le papier pour les processus de comptes fournisseurs (AP) manquent d'une solution sécurisée et rentable pour numériser les télécopies, factures et autres courriels essentiels entrants. De plus, automatiser, classer et distribuer ces documents devient encore plus difficile dans de tels systèmes.

En l'absence d'automatisation de la salle de courrier électronique, les données financières de ces courriels deviennent cloisonnées. Par conséquent, traiter efficacement les factures et comprendre le flux de bout en bout des informations devient difficile pour le personnel des comptes fournisseurs.

La capture intelligente de données alimente la salle de courrier électronique en rassemblant des informations importantes pour l'entreprise et en initiant divers processus commerciaux. Elle fournit un point d'entrée unique pour tous les documents essentiels (papier ou numérique), permettant aux organisations d'assurer la conformité, de remplacer les systèmes traditionnels par des processus commerciaux intelligents, d'augmenter l'efficacité et de réduire les coûts opérationnels.

L'automatisation de la salle de courrier électronique offre une plateforme unique pour tous vos processus de comptes fournisseurs et vous donne une vue d'ensemble de votre système de courrier. Si vous avez la bonne équipe à vos côtés, elle peut vous aider à exécuter la transformation numérique dans votre département des comptes fournisseurs, à prévenir les retards inutiles, à encaisser les remises et à mettre en œuvre des flux de travail transparents.

Le rôle de l'automatisation de la salle de courrier électronique dans les comptes fournisseurs

L'automatisation de la salle de courrier électronique est une solution robuste pour rationaliser votre système de courrier en faveur de votre département des comptes fournisseurs. Elle permet aux utilisateurs de détecter automatiquement, de transformer et de tirer parti du contenu prêt à être traité restreint dans les courriers et documents.

En fin de compte, la technologie fournit des réponses immédiates, des informations précises et aide les utilisateurs à analyser les transactions automatisées. Bien que l'automatisation numérique du courrier apporte des avantages aux organisations de plusieurs manières, voici quelques-unes des principales façons dont ces solutions impactent le département des comptes fournisseurs.

Classifiez et capturez les données financières de différents appareils

Avec l'aide de techniques avancées d'apprentissage automatique, l'automatisation de la salle de courrier électronique peut capturer et classifier toutes sortes de textes, qu'ils soient manuscrits ou imprimés à la machine.

Tandis que la reconnaissance optique de caractères (OCR) aide le système à analyser les informations, les nouvelles fonctionnalités de traitement du langage naturel (NLP) traitent ces informations et classent le texte en fonction des informations que vous fournissez. Cela permet à ces solutions d'identifier avec précision les documents financiers et d'aligner correctement le contenu et les documents non structurés.

Indépendamment du fait que vous obtenez des informations par email, téléfaxes nuagiques, imprimantes multifonctions, le web ou des scanners, l'automatisation de la salle de courrier (DMA) peut standardiser toutes les informations et les fournir sous une forme prête pour la production.

Réduit les coûts opérationnels

Une salle de courrier traditionnelle est parsemée d'innombrables tâches manuelles et les employés doivent traiter les vagues d'enveloppes et de colis, chaque jour. Comme l'automatisation de la salle de courrier électronique vous permet d'éliminer les tâches manuelles, c'est un moyen pratique de réduire les coûts opérationnels.

Les entreprises n'ont plus besoin de payer de grosses sommes pour imprimer du papier, les traiter individuellement et les reproduire par photocopies. De même, elles peuvent réduire les coûts associés, tels que les fournitures de papier, le renouvellement des cartouches d'encre, l'entretien des équipements et l'échange de documents hors site.

En remplaçant un système basé sur le papier par l'automatisation de la salle de courrier électronique, les entreprises peuvent réduire leurs coûts de plus en plus et étendre leurs opérations dans d'autres domaines clés de l'entreprise. De plus. La recherche menée par AIIM révèle que 46 % des entreprises qui mettent en œuvre l'automatisation de la salle de courrier électronique obtiennent un retour sur investissement en moins de 12 mois.

Console unique pour le traitement des comptes fournisseurs

L'automatisation de la salle de courrier électronique fournit aux entreprises une plateforme unique qui peut connecter plusieurs départements et localisations dans le monde entier. La technologie vous aide à mettre en œuvre une collaboration améliorée entre les équipes à distance, et à collecter et organiser des données provenant de sources disparates. Dans le même temps, elle prend en charge plusieurs utilisateurs et divers processus, y compris les comptes fournisseurs et l'intégration.

Assurer la conformité aux politiques

Traiter les documents manuellement pose toujours un risque d'erreurs humaines qui conduisent à des documents manquants et à des calculs et paiements erronés. Avec l'automatisation de la salle de courrier électronique, vous pouvez facilement capturer les documents numériques dès leur arrivée, les classer, les classer et les acheminer immédiatement.

La salle de courrier électronique fournit une console unique pour la gestion de toutes les données entrantes, où les gestionnaires peuvent dégager des traces d'audit pour les cycles de vie des documents. Dans le même temps, les fonctionnalités intelligentes de ces solutions garantissent que les documents confidentiels sont correctement protégés.

Sécurité des documents

Le contenu classifié dans l'automatisation de la salle de courrier électronique est routé uniquement vers les utilisateurs concernés en temps voulu. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ce contenu dès que possible et les archiver dans une machine sécurisée.

Il a été rapporté que les cyberattaques et la fraude et le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis en 2020. En suivant un système basé sur des règles, la technologie met en œuvre le déploiement cohérent et rapide des procédures de sécurité pour le contenu entrant. Cela facilite la protection des données par les gestionnaires contre les violations de sécurité coûteuses et les pertes de données.

En fin de compte, l'automatisation de la salle de courrier protège vos données financières contre ces attaques et empêche les documents papier d'être volés en créant des archives numériques sécurisées.

L'automatisation numérique du courrier est une technologie essentielle pour les flux de travail de comptes fournisseurs axés sur les données d'aujourd'hui. Elle ne sert pas seulement de fondation d'un système d'automatisation des comptes fournisseurs, mais aide également les entreprises à exploiter efficacement les données financières au sein de leur organisation.