Une stratégie de transformation numérique efficace est un catalyseur de croissance pour les entreprises et permet aux organisations de tirer profit au maximum des innovations technologiques de pointe. Avec la technologie perturbant la plupart des modèles d'affaires traditionnels, les organisations doivent investir plus que jamais pour rester pertinentes dans un marché férocement compétitif. Sans surprise, les dépenses des entreprises dans la transformation numérique étaient de 2 billions de dollars en 2019 uniquement.
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Malgré l'adoption rapide de la technologie, la gestion de l'information et l'utilisation de données non structurées sont un défi constant pour les organisations du monde entier. Cependant, grâce à des technologies innovantes telles que la Capture de données intelligente, les entreprises peuvent optimiser le traitement de l'information et exploiter les données plus efficacement.

Dans cet article, nous examinerons pourquoi la Capture de données intelligente doit être un élément clé de votre stratégie de transformation numérique.

Qu'est-ce que la Capture de données intelligente?

La Capture de données intelligente (CDI) est le processus de découverte et d'extraction d'informations utiles à partir de documents physiques et électroniques sans intervention utilisateur étendue. Elle aide les organisations à livrer des documents pertinents et leur permet d'extraire des données pour le routage d'information numérique.

Capture de données intelligente : Comment ça fonctionne?

La Capture de données intelligente utilise des fonctionnalités de capture standard, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), et les combine avec des modèles d'apprentissage machine puissants. En conséquence, la technologie aide les entreprises à transformer des ressources de contenu disparates en informations fiables et leur permet de capturer automatiquement des données à partir de formulaires et de factures.

Les modèles d'apprentissage machine utilisés dans ce processus sont optimisés pour le traitement du texte et peuvent extraire les informations dont vous avez besoin parmi des tonnes de données redondantes. Après avoir identifié des informations utiles et les avoir validées, la solution route automatiquement l'information aux utilisateurs qui en ont besoin.

Grâce à cette technologie, les entreprises peuvent automatiser l'ingestion de contenu tout en accélérant le routage de l'information vers les utilisateurs et systèmes pertinents. En d'autres termes, la Capture de données intelligente sert de fondation pour le traitement intelligent de l'information.

Pourquoi la Capture de données intelligente doit être un élément essentiel de votre stratégie de transformation numérique

Pour les entreprises générant des tonnes d'informations de façon routinière, traiter l'information manuellement n'est pas seulement lent et laborieux, mais est aussi sujet aux erreurs humaines et aux retards. Quel que soit le secteur auquel vous appartenez, le traitement manuel de l'information est un énorme obstacle à l'efficacité.

Le principal objectif d'une stratégie de transformation numérique est d'aider votre organisation à tirer le meilleur parti des changements technologiques, à optimiser les processus commerciaux et à accélérer la croissance. Une solution de Capture de données intelligente peut vous aider à atteindre tous ces objectifs.

De nos jours, l'information est disponible dans une multitude de sources, allant des images scannées, fax et courriels aux factures, contrats, reçus, réclamations, et documents d'expédition. La CDI vous permet d'automatiser la procédure fastidieuse du traitement de l'information, d'extraire de l'intelligence des tonnes d'informations et de la transformer en un format compréhensible.

En même temps, la Capture de données intelligente permet aux organisations d'organiser l'information aux côtés de métadonnées complètes. Cela rend non seulement les données plus accessibles pour les applications commerciales, mais les rend également disponibles pour des analyses pilotées par l'IA.

Avec l'aide de cette information organisée, les entreprises peuvent optimiser les processus opérationnels clés dans divers départements. En d'autres termes, la CDI permet aux entreprises d'extraire plus facilement des données pertinentes et de fournir des informations exploitables aux décideurs.

Selon une recherche menée par International Data Corporation, les entreprises capables d'analyser des données pertinentes et d'assurer la livraison d'informations exploitables peuvent gagner un supplément de 430 milliards de dollars en avantages de productivité par rapport aux entreprises qui ne le font pas.

Avantages de la Capture de données intelligente

Les solutions de Capture de données intelligente s'appliquent à divers secteurs et aident les organisations à surmonter les défis causés par la gestion manuelle de l'information. La livraison efficace de l'information par la CDI peut aider les organisations à récolter les avantages suivants :

Initiation intelligente des processus

La Capture de données intelligente offre aux utilisateurs un point unique de traitement de l'information. Le point unique de capture peut aider les organisations à déterminer les types de documents et autres processus connexes sans guidance humaine. En d'autres termes, les organisations peuvent extraire des données et envoyer des données structurées aux systèmes principaux. Par conséquent, les utilisateurs peuvent accéder et consommer l'information quand ils en ont besoin, en temps réel.

Optimisation des processus d'affaires

En automatisant des procédures manuelles fastidieuses, les solutions de CDI aident les organisations à optimiser le flux de travail de leurs processus d'affaires, garantissant que les entreprises réaliseront une utilisation optimale des ressources et aident à une exécution plus rapide des tâches de grande valeur.

En même temps, les solutions de traitement automatisé des factures aident les entreprises à augmenter leur rentabilité. En automatisant le traitement des factures via la CDI, de nouvelles opportunités sont créées pour les comptes à payer.

En conséquence, la solution apporte de la valeur à l'entreprise grâce à une meilleure gestion des dépenses, des remises pour paiement anticipé, des rabais sur les cartes de remboursement, et des conditions de paiement standard plus longues. Pour en savoir plus sur les avantages supplémentaires de l'automatisation du traitement des factures par la CDI, lisez 6 Raisons Pourquoi l'Automatisation du Traitement des Factures Est l'Avenir.

Réduction des frais généraux

La Capture de données intelligente peut soulager les ressources humaines de processus manuels fastidieux grâce à l'utilisation de l'entrée et du traitement des données. En conséquence, ces ressources peuvent être utilisées plus optimalement et formées pour accomplir d'autres tâches essentielles aux affaires.

Collaboration améliorée

La CDI est une plateforme unique que vous pouvez déployer dans plusieurs départements et lieux à travers le monde. Ces solutions n'ont pas besoin de dépendre de lieux partagés et d'heures de travail similaires pour permettre la collaboration entre les travailleurs à distance. Au lieu de cela, la technologie peut collecter et organiser des données provenant de diverses sources.

En même temps, la CDI prend en charge plusieurs utilisateurs distincts, ainsi que plusieurs processus divers, allant des Comptes à Payer à l'intégration; et les intègre tous dans une seule solution facile à gérer. Par conséquent, la CDI aide les organisations à mettre en œuvre une interaction dynamique entre les départements et utilisateurs géographiquement distants.

Conformité simplifiée

Les solutions de CDI implémentent une classification intelligente des documents. La classification des documents peut aider les entreprises à s'assurer que le nouveau contenu s'aligne avec les processus commerciaux existants; ce qui facilite la sécurisation des documents et l'automatisation des processus. La technologie utilise plusieurs méthodes pour étiqueter les types de documents standards et autres contenus liés aux processus commerciaux.

Étant donné que les solutions de CDI utilisent une classification avancée pour organiser les documents automatiquement, les entreprises peuvent classer le contenu entrant dès qu'ils le reçoivent. En d'autres termes, les entreprises peuvent s'assurer que le contenu entrant est marqué en fonction de tous les tags de conformité et de sécurité pertinents.

Ainsi, il est plus facile de mettre en œuvre la conformité de la localisation géographique, des contrats, ainsi que des Informations Personnelles Identifiables (IPI). En même temps, les solutions de CDI peuvent également attribuer le contenu à une piste d'audit, ce qui peut aider à respecter les réglementations gouvernementales.

Sécurité augmentée

La Capture de données intelligente s'assure que le contenu extrait est routé uniquement vers les répertoires pertinents le plus tôt possible. En même temps, elle garantit également que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ce contenu. En conséquence, les organisations utilisant les solutions de CDI peuvent mettre en œuvre le déploiement rapide et cohérent des procédures de sécurité pour le contenu entrant. Cela rend plus facile pour les entreprises de protéger leurs données contre les coûteuses violations de sécurité et les pertes de données.

Conclusion

La Capture de données intelligente est une technologie innovante, capable de révolutionner la gestion de l'information. Faire de la CDI une partie de votre stratégie de transformation numérique peut aider votre gestion de l'information à passer au stade suivant et récolter les fruits des technologies de pointe.