Les salles de courrier traditionnelles sont l'un de ces éléments qui empêchent votre entreprise de croître, allant de vos relations avec les fournisseurs, les clients, et les partenaires, jusqu'à votre résultat net. Passer d'un système basé sur le papier à une salle de courrier électronique peut vous aider à récolter plusieurs avantages.

La salle de courrier électronique vous permet de traiter tous vos documents dès leur arrivée, améliorant votre flux de travail documentaire et rendant le système productif et efficace.

Non seulement cela, mais une salle de courrier électronique augmente également la transparence et améliore considérablement l'accès à l'information pour votre équipe, vous permettant d'économiser d'énormes quantités d'espace, de temps, et d'argent. Si vous n'êtes toujours pas sûr des salles de courrier électroniques, lisez les 6 avantages suivants pour découvrir comment elles peuvent aider votre entreprise à croître.

6 Avantages de la Salle de Courrier Électronique Qui Peuvent Aider Votre Entreprise à Croître

Numériser les Documents Basés sur le Papier

Si la majorité de votre contenu se présente sous forme de papier, il peut être extrêmement difficile de passer à un flux de travail à faible utilisation de papier. C'est pourquoi la plupart des salles de courrier axées sur le papier échouent à fournir des informations précises de manière cohérente et à temps.

Cependant, les organisations de salles de courrier électroniques ont l'opportunité de numériser les documents papier entrants et de créer un flux de travail de documents adapté aux temps modernes. Une salle de courrier électronique peut convertir tout le contenu entrant en format numérique et le sauvegarder dans un lieu sûr et sécurisé.

En même temps, elle fournit un référentiel central pour les formats de courrier électronique et papier (fax et e-mail) et les intègre dans le même flux de travail documentaire. En vous offrant, ainsi qu'à votre équipe, une source d'information cohérente et complète, vous pouvez rendre votre référentiel de documentation de contenu plus fiable.

Distribution des Données Plus Efficace

La salle de courrier de votre entreprise est probablement à la réception de milliers de courriels chaque mois. Identifier, extraire, analyser, organiser, et distribuer des documents à partir de tous ces courriels est une tâche incroyablement laborieuse, quelque chose que vous devez automatiser.

Une salle de courrier électronique ouvre la voie à une solution de gestion documentaire automatisée. Comparée à un processus manuel, elle transfère et distribue les données plus précisément et efficacement. Voici quelques-unes des principales façons dont une salle de courrier électronique améliore l'efficacité dans votre flux de travail :

• Vous permet de prioriser les documents urgents

• Vous aide à créer une documentation consultable pour le système de gestion de contenu de votre entreprise

• Notification instantanée de l'arrivée d'un document

• Traitement d'un volume élevé de courriels et de documents dans des délais serrés

• Les documents n'ont plus besoin d'être livrés ou numérisés à la main, de sorte que les employés peuvent les accéder et les partager immédiatement

Réduction des Coûts

Une salle de courrier électronique réduit vos coûts d'affaires en limitant les processus manuels. Après avoir déployé un système de salle de courrier électronique, vous n'avez pas besoin d'utiliser des commis désignés pour la salle de courrier, réduisant ainsi les coûts opérationnels. Elle réduit non seulement vos coûts mais fonctionne plus productivement tout en ayant besoin de moins de main-d'œuvre.

En plus de réduire les coûts de personnel, les salles de courrier électroniques vous permettent d'économiser le coût de création de stockage physique pour les documents papier. En même temps, elle vous aide à économiser de l'argent en éliminant le besoin de transférer physiquement les documents entre sites.

Enfin, en utilisant une salle de courrier électronique, votre entreprise n'a pas besoin d'acheter du papier d'impression, d'investir dans leur traitement physique, et de payer pour reproduire des photocopies. De même, vous n'aurez pas à supporter les coûts associés, y compris la maintenance de l'équipement, les fournitures de papier, le renouvellement des cartouches d'encre, et autres coûts de gestion documentaire.

Surtout, en réduisant les coûts internes, une salle de courrier électronique peut vous aider à réorienter l'investissement pour rendre votre entreprise plus compétitive. Vous pouvez maintenir une bonne relation avec vos fournisseurs, clients, et partenaires en leur répondant rapidement et en traitant les paiements dès leur réception.

Il n'est pas étonnant que des recherches par AIIM aient trouvé que 46 % des entreprises qui mettent en œuvre l'automatisation de la salle de courrier électronique reçoivent un retour sur investissement en 12 mois ou moins. En même temps, 64 % des entreprises obtiennent un meilleur retour sur investissement après avoir utilisé des salles de courrier électroniques pendant 18 mois.

Sécurité et Traçabilité du Courrier

Dans les salles de courrier électroniques, vous pouvez suivre vos courriels plus efficacement. Dès que vous recevez un courrier, les opérateurs de la salle de courrier le marquent et le suivent à l'aide d'une étiquette de code-barres ou d'un identifiant de courrier unique. À mesure que chaque courrier entre dans votre salle de courrier électronique, vous pouvez garder un œil attentif sur chaque pièce de courrier ou document jusqu'à ce qu'il soit expédié pour livraison.

Cela vous aide à gérer le courrier personnel, les documents importants, et les colis essentiels plus sécuritairement. En même temps, cette fonctionnalité diminue le temps de traitement pour vous et crée un référentiel de courrier organisé et sécurisé pour tous les départements ou branches.

De plus, vous pouvez améliorer l'organisation de tous vos courriels et documents en donnant des affectations de zone (ID) à des destinataires spécifiques, en leur fournissant une section prédéterminée dans la salle de courrier. Cela aide les départements spécifiques à suivre et à surveiller les documents plus efficacement, garantissant la sécurité et l'intégrité des données du courrier.

Étant donné que les cyberattaques et la fraude et le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis, un système de salle de courrier électronique basé sur des règles fournit tous les outils dont vous avez besoin pour sécuriser tous les courriers entrants et sortants et les documents.

Livraison du Courrier et Satisfaction Client

Une salle de courrier électronique offre à vos clients une expérience unique, car elle permet des livraisons plus rapides. Les livraisons plus rapides aident non seulement les opérateurs de courrier mais jouent également un rôle clé dans l'amélioration des relations avec les fournisseurs et les clients. Les salles de courrier électroniques sont conçues pour offrir des réponses automatisées appropriées, opportunes, et contextuelles à vos clients.

De plus, comme ces solutions accélèrent grandement le temps de réponse aux clients, votre entreprise peut gérer les courriels urgents plus efficacement. En organisant et en restructurant le temps consacré, les salles de courrier électroniques optimisent le flux de travail de l'entreprise et mènent à une satisfaction accrue pour toutes les parties impliquées.

Disponibilité 24/7 et Gestion à Distance

Comme les salles de courrier électroniques sont basées sur le nuagique et soutenues par un logiciel robuste, elles ne nécessitent pas d'intervention humaine pour fonctionner 24/7. Ces solutions gèrent tous vos courriels entrants et sortants toute la journée, vous permettant de vous occuper plus efficacement des clients internationaux. Plus important encore, même si votre personnel doit intervenir pour communiquer avec des clients importants, ils peuvent facilement accéder au système et tirer parti de toutes ses fonctionnalités à distance depuis chez eux.

Une salle de courrier électronique est une technologie essentielle pour le marché rapide et compétitif d'aujourd'hui. Elle ne sert pas seulement de fondation pour un flux de travail sans papier, mais elle donne également à votre entreprise toutes les chances de croître à son plein potentiel.