Les factures impayées entravent gravement la capacité de gain d’une organisation. Si les entreprises ne sont pas payées pour leurs services à temps, cela peut affecter considérablement leurs finances. C’est pourquoi le traitement des factures joue un rôle crucial dans les affaires, quel que soit le secteur.

C’est le moteur de toutes les opérations financières et garantit le paiement à temps de toutes les factures. Cependant, du traitement à la génération des factures, le traitement des factures est entravé par plusieurs processus manuels.

Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à remplacer les procédures manuelles chronophages par des solutions efficaces et automatiques. De la réduction des coûts, des temps de traitement plus rapides et des taux d'erreurs minimaux à l'utilisation efficace des ressources, les entreprises peuvent récolter plusieurs bénéfices du traitement automatisé des factures.

Néanmoins, de nombreuses entreprises trouvent difficile de tirer pleinement parti de cette technologie exceptionnelle, alors que d'autres ont du mal à l'intégrer à leur flux de travail. Dans cet article, nous allons discuter des principaux défis du traitement automatisé des factures par rapport à la mise en œuvre d’un système intelligent d'automatisation des comptes fournisseurs.

5 défis clés du traitement automatisé des factures

1. Classifier les factures parmi d'autres documents

Souvent, les documents envoyés aux clients pour traitement contiennent une quantité importante de documents indésirables. Bien que cette tâche soit relativement facile pour les humains, il faut beaucoup de temps pour qu'une personne passe en revue chaque document manuellement.

D’autre part, de nombreuses solutions de traitement automatisé des factures ne sont pas équipées de fonctionnalités intelligentes. C’est pourquoi ces solutions peuvent ne pas détecter les factures dans un tas d’autres documents. À moins que votre solution de traitement automatisé des factures ne dispose de fonctionnalités avancées de Capture Intelligente des Données, il peut être difficile d’identifier la présence de données de paiement dans un document.

2. Détection du nombre de factures dans un seul document

Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures. Il n'est pas rare que des entreprises concatènent plusieurs factures en un seul PDF. Cela pourrait ne pas poser de problème à un humain, mais si vous utilisez une solution automatisée pour l'efficacité optimale, il est facile de manquer de telles factures. Bien que les solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter ces factures, toutes les solutions automatisées ne disposent pas de ces fonctionnalités.

3. Identification du type de document

Bien que les entreprises utilisent principalement des factures et des notes de crédit, les documents de paiement peuvent se présenter sous différentes formes. Pour une tenue de livres précise, il est essentiel de déterminer le type de document avec précision.

Les solutions basiques de traitement des factures échouent souvent à identifier les différents types de documents, ce qui entraîne une tenue de livres inexacte. Si votre solution automatisée ne parvient pas à reconnaître le type de document, cela peut facilement se transformer en erreur coûteuse pour votre entreprise.

C’est pourquoi des solutions efficaces de traitement automatisé des factures nécessitent plus qu'une simple ROC (Reconnaissance Optique de Caractères). Les solutions avancées utilisent des classificateurs supplémentaires pour optimiser leurs algorithmes d'apprentissage machine, leur permettant de classifier les documents avec précision.

4. Identification de l'expéditeur et du destinataire

Certaines factures contiennent les informations d'identification à la fois du destinataire et de l'expéditeur. Dans de telles situations, une solution automatisée peut avoir du mal à traiter correctement le document. Les solutions automatisées avec des fonctionnalités limitées peuvent confondre les deux parties et mal identifier les expéditeurs comme destinataires et vice versa.

Pour éviter ce problème, les solutions avancées de traitement automatisé des factures recherchent des informations supplémentaires et génèrent des caractéristiques pertinentes. Cela les aide à identifier les expéditeurs et les destinataires avec précision.

5. Classification du texte à partir du document

L'une des principales fonctionnalités du traitement automatisé des factures est l'extraction des données textuelles des documents. À cette fin, la plupart des solutions reposent sur des variantes d'algorithmes ROC pour numériser les factures ou les reçus photographiés.

Toutefois, les algorithmes ROC sont très sensibles aux distorsions et au flou et peuvent échouer à extraire des données avec précision dans de telles situations. De même, si les données sont manuscrites, alors les algorithmes ROC peuvent avoir du mal à capturer les données efficacement.

Dans d'autres cas, les données textuelles extraites de documents natifs peuvent facilement être corrompues car les PDF n'utilisent pas un codage de texte simple, cela génère des symboles corrompus et entraîne des erreurs coûteuses pour l'entreprise.

À moins que votre solution n’utilise des algorithmes d'apprentissage machine hautement optimisés, durant l'extraction de texte, il peut être difficile pour les solutions de traitement automatisé des factures de minimiser les erreurs.

Avantages de l'utilisation d'un système intelligent d'automatisation des comptes fournisseurs

Bien que certaines solutions automatisées disposent de fonctionnalités limitées, utiliser la bonne solution d'automatisation des comptes fournisseurs peut apporter d'innombrables avantages à votre organisation.

Traitement plus rapide des factures à moindre coût

Un traitement retardé des factures peut être un obstacle significatif à la croissance des entreprises. Le retard dans le paiement des dettes entraîne des pénalités qui se traduisent par des coûts plus élevés. En même temps, de nombreuses entreprises courent le risque d'être mises sur liste noire en raison du paiement tardif des factures.

Le traitement automatisé des factures réduit considérablement le temps nécessaire pour traiter les factures. Des fonctionnalités telles que les flux de travail dynamiques, la Capture Intelligente des Données et la e-facturation accélèrent le traitement des factures et éliminent les coûts résultant des paiements retardés.

Classification des documents

Les solutions de traitement automatisé des factures implémentent une classification intelligente des documents. La technologie utilise plusieurs méthodes pour étiqueter les types de documents standard et autre contenu lié aux processus d’affaires. Une classification intelligente des documents garantit que les documents de paiement sont traités avec précision ; facilitant ainsi pour les entreprises de résoudre les payables impayés de manière opportune.

Utiliser efficacement les ressources

Le traitement automatisé des factures soulage les ressources humaines des processus manuels fastidieux en automatisant la capture des données et le traitement des factures. Cela aide les entreprises à utiliser leurs ressources sur d'autres tâches critiques pour l'entreprise et à maximiser l'efficacité de leur organisation.

Améliorer les relations d’affaires

Pour toute entreprise, développer un lien solide avec vos fournisseurs et vendeurs est crucial pour réussir. Une solution de traitement automatisé des factures vous permet de régler les factures impayées rapidement, permettant de développer une relation forte avec vos fournisseurs.

Améliorer le rapprochement des bons de commande

Le rapprochement des commandes peut être une procédure laborieuse qui gaspille du temps et de l’argent cruciaux. Il nécessite que votre personnel examine chaque facture individuellement et la concilie ensuite avec les documents pertinents, comme les bons de commande, ligne par ligne.

La nature lente et fastidieuse de la procédure peut diminuer considérablement l’efficacité de votre organisation, nuisant ainsi à votre entreprise. Cependant, une solution de traitement automatisé des factures rationalise ces processus en utilisant diverses fonctionnalités intelligentes.

Elle capture et stocke les données nécessaires à partir de vos documents de paiement et transforme les données en un format numérique. En utilisant cette solution, votre entreprise peut extraire et vérifier des informations telles que les informations sur les articles, les montants, les codes GL et les conditions basées sur des règles de flux de travail configurées.

Extraction de données précise

L'extraction de données précise peut être un problème même pour les solutions de traitement automatisé des factures. Cependant, les solutions intelligentes de traitement des factures sont équipées de puissants algorithmes d'apprentissage machine qui garantissent une extraction précise des données des factures entrantes.