Le cycle des comptes fournisseurs est un processus complexe affecté par plusieurs étapes d'approbations, retards de paiement, ainsi qu'un manque de visibilité. Les gestionnaires qui se fient complètement aux processus manuels des factures souffrent de ces problèmes de façon routinière, créant des problèmes pour le flux de travail de l'organisation.

Pour améliorer cette situation, chaque entreprise a besoin d'un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs. Ces solutions peuvent rendre vos processus de facturation plus rapides, plus faciles, et plus efficaces grâce à un traitement des factures simplifié et des flux de travail automatisés. Les ressources économisées grâce à ces solutions permettent aux entreprises de concentrer leurs efforts et leur temps sur des tâches à valeur ajoutée.

Bien que la transition vers ces solutions soit une nécessité, les intégrer dans votre organisation et le changement peuvent être particulièrement difficiles.

Il est essentiel de commencer votre parcours avec une planification appropriée et d'apprendre à éviter les problèmes potentiels avant de mettre en œuvre la solution d'automatisation des comptes fournisseurs dans votre organisation.

La première étape pour automatiser votre flux de travail des comptes fournisseurs est d'identifier tous vos principaux points douloureux. Une fois que vous comprenez ce qui vous manque, vous pouvez également prendre une décision éclairée concernant la solution que vous choisissez.

Pour vous aider dans ce processus, nous avons répertorié 7 façons d'identifier vos points douloureux dans le traitement des factures.

Visibilité des transactions limitée dans le traitement des factures

Lorsqu'une entreprise reçoit des centaines de factures simultanément, il peut être difficile de suivre toutes les factures.

De plus, une vue limitée de bout en bout des transactions connectées à plusieurs méthodes de paiement pose d'autres problèmes au département de traitement des comptes fournisseurs.

Deloitte rapporte que pas moins de 93% des transactions sont effectuées électroniquement. Une visibilité limitée cache des problèmes, des erreurs graves et crée des erreurs invisibles, des coûts supplémentaires, des retards et des perturbations dans le cycle de paiement.

Une enquête rapporte que 56% des professionnels des comptes fournisseurs sont contraints de se fier à des estimations approximatives et échouent à prévoir leur flux de trésorerie en raison d'un manque de visibilité dans les transactions. Cela signifie que la plupart des équipes financières ne peuvent pas estimer les dépenses ou les tendances avec précision et échouent à traiter efficacement les responsabilités des factures des fournisseurs.

Selon les besoins et les exigences de votre organisation, ces défis peuvent varier. Si votre entreprise souffre du même manque de visibilité, alors vous devriez rechercher des solutions qui vous offrent des capacités de reporting étendues.

Manque de solutions intelligentes

De nos jours, les données sont un atout stratégique pour les entreprises. Elles leur permettent de mesurer leur productivité et d'améliorer les flux de travail existants.

Cependant, une entreprise utilisant un traitement manuel des comptes fournisseurs manque d'outils pour extraire les données des factures et accéder à des fonctionnalités avancées de reporting. Ils ne peuvent pas analyser l'information et obtenir des informations cruciales pour une prise de décision efficace. Le manque de solutions intelligentes complique l'amélioration efficace des flux de travail des entreprises.

Retards de paiement dans le traitement des factures

Selon des recherches, 30% des entreprises de taille moyenne citent que les retards dans le traitement des paiements créent des problèmes majeurs pour elles.

Les retards de paiement résultent de plusieurs problèmes allant des retards d'approbation, du routage lent, et de la complaisance de la part des fournisseurs ou des acheteurs.

C'est pourquoi il faut environ 30 jours pour que les fournisseurs reçoivent leurs paiements et en fin de compte, jusqu'à 47% des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.

Coûts de traitement des factures élevés

Les coûts élevés de traitement des factures sont causés par un traitement retardé des factures et représentent un obstacle significatif à la croissance des entreprises.

Selon Deloitte, pas moins de 35% des entreprises signalent des coûts de traitement des comptes fournisseurs élevés comme l'un de leurs plus gros défis avec les méthodes de paiement traditionnelles. Outre payer 62% des coûts en main d'œuvre, ces entreprises dépensent 8 $ pour traiter chaque paiement fournisseur.

Lors de la mesure du coût moyen par facture, vous devez prendre en compte des facteurs tels que le coût du matériel, le support informatique rémunéré, les salaires et avantages du personnel, les frais de logiciel, les frais généraux de gestion, ainsi que d'autres éléments qui augmentent les coûts.

Selon les experts, le coût des factures varie de 12 à 30 $, en moyenne. Cependant, les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs efficaces ont le pouvoir de réduire cet écart de manière significative.

Vous pouvez mesurer le coût moyen des factures en divisant le nombre total de factures payées (dans une certaine période) par les coûts totaux encourus pour les traiter durant cette même période.

Réductions perdues

De nombreux fournisseurs offrent aux acheteurs des rabais pour payer les factures tôt. Profiter de ces rabais est nécessaire pour maximiser les profits et gagner la confiance du fournisseur. Malgré cela, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à tirer parti de ces rabais.

Selon un rapport de recherche par Level en 2018, les réductions manquées des fournisseurs sont la préoccupation la plus courante pour le traitement des factures des organisations d'entreprises.

Les entreprises se concentrent sur l'obtention du plus grand nombre possible de rabais pour maximiser les économies de coûts et améliorer le résultat net de l'entreprise. Suivre le taux de rabais que votre entreprise a pu obtenir peut montrer comment les réductions manquées affectent votre entreprise.

Identifier et traiter toutes les factures avec précision

Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises concaténer plusieurs factures en un seul PDF. Cela ne pose peut-être pas de problème pour un humain, mais cela crée des retards inutiles pour le département des comptes fournisseurs.

Les factures manquantes provoquent plusieurs retards qui compromettent votre relation avec les fournisseurs. Selon des recherches, 30% des entreprises de taille moyenne citent que les retards dans le traitement des paiements créent des problèmes majeurs pour elles. Selon une autre estimation, il faut environ 30 jours pour que les fournisseurs reçoivent leurs paiements, et finalement, jusqu'à 47% des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.

Si votre entreprise souffre des mêmes problèmes, il est temps de chercher une solution automatisée qui aborde ces problèmes. Bien que les solutions automatisées intelligentes de traitement des factures soient capables de détecter de telles factures, pas toutes les solutions automatisées ont ces fonctionnalités.

Une solution automatisée qui utilise l'apprentissage machine avancé avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut vous aider à cet égard.

Méthodes de paiement des fournisseurs dans le traitement des comptes fournisseurs

Chaque fournisseur fait confiance à une méthode de paiement différente pour son entreprise et il est ardu de concilier chacune de ces options pour le département des comptes fournisseurs. Les acheteurs doivent prendre des décisions de paiement en tenant compte des méthodes de paiement utilisées par leurs fournisseurs.

Ainsi, sauf si leur département des comptes fournisseurs accueille toutes les méthodes de paiement dans leur flux de travail, la gestion des demandes de paiement des fournisseurs peut être extrêmement difficile. À moins de trouver une solution qui gère efficacement des flux de travail divergents, il est difficile de payer vos fournisseurs à temps.

Si vous ne savez pas ce qui manque à votre organisation, trouver une solution de traitement des comptes fournisseurs efficace peut être difficile. Cependant, en revoyant les points douloureux mentionnés ci-dessus, vous pouvez trouver une solution qui rationalise votre flux de travail et aborde efficacement vos problèmes.

Comment vous pouvez surmonter les points douloureux du traitement des factures avec Process Fusion

La bonne nouvelle est que les points douloureux mentionnés ci-dessus dans le traitement des factures peuvent être surmontés efficacement avec Process Fusion. En cas de données incorrectes ou manquantes, cela peut entraîner des retards et des erreurs dans le processus des comptes fournisseurs. Process Fusion peut aider en fournissant une image complète et exacte de toutes les données, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données et de rapprochement.

De plus, ne pas connaître le statut des factures peut retarder les paiements et causer de la frustration pour les équipes des comptes fournisseurs et de la finance. Process Fusion offre une visibilité en temps réel dans le processus des comptes fournisseurs, afin que tout le monde puisse voir ce qui se passe et prendre des décisions en conséquence.

Les processus manuels sont sujets aux erreurs et lents. Process Fusion automatise les étapes clés du processus des comptes fournisseurs, afin que les factures puissent être traitées rapidement et précisément. Il veille également à fournir une vue unique et unifiée de l'ensemble du processus. Enfin, Process Fusion permet également la collaboration entre l'entreprise et les fournisseurs, de sorte que les informations peuvent être partagées rapidement et facilement.