7 fonctionnalités d'automatisation du traitement des factures dont chaque système comptable a besoin
11 sept. 2022
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Selon le rapport d'Automatisation des Comptes Fournisseurs de Business Insider, 44% des entreprises cherchent à intégrer l'Automatisation du Traitement des Factures dans les processus de comptes fournisseurs afin d'augmenter leur efficacité et de tirer le meilleur parti des opportunités de réduction des coûts.
Le traitement des factures est l'une des procédures les plus critiques des Comptes Fournisseurs et est responsable de la génération, du routage, de l'approbation et du paiement des factures et des documents de paiement. Le traitement des factures est nécessaire pour toutes les opérations financières et garantit le paiement rapide de toutes les dépenses dans un cadre d'entreprise.
Cela dit, le système traditionnel de traitement des factures est très inefficace et nécessite fréquemment des interventions manuelles. De la saisie manuelle des données de facturation, à la création de factures papier, à la correspondance de bon de commande et au classement sans fin, tous ces processus causent des retards inutiles qui affectent la productivité et l'efficacité de votre entreprise.
Un système de traitement des factures nuagique est un excellent outil pour maximiser l'efficacité opérationnelle. Il offre aux entreprises plusieurs fonctionnalités d'automatisation qui rationalisent le flux de travail traditionnel des entreprises. Un système automatisé de traitement des factures redéfinit les processus commerciaux manuels et donne aux entreprises un contrôle total sur la gestion des factures, de leur arrivée à la comptabilisation. Comparé à une facture manuelle, il fonctionne plus rapidement dans un flux de travail professionnel.
Qu'est-ce que le Traitement des Factures?
Le traitement des factures est le processus consistant à conserver un enregistrement détaillé des factures que vous recevez d'un fournisseur, à les approuver et à les enregistrer dans votre grand livre général une fois les paiements effectués en totalité.
7 Fonctionnalités Clés d'Automatisation du Processus de Facturation
En utilisant l'IA et l'apprentissage machine, une solution de traitement des factures rationalise tous les processus de comptes fournisseurs et permet aux entreprises d'implémenter une automatisation complète des processus AP. Dans cet article, nous passerons en revue 7 fonctionnalités d'automatisation clés dont chaque système de traitement des factures a besoin.
1-Console de Gestion Basée sur le Web
Un système de traitement des factures met tout à votre portée. Ces solutions disposent généralement d'un tableau de bord unique basé sur le web, et offrent aux utilisateurs le pouvoir de gérer la facturation, les acheteurs, les vendeurs, les paiements, les données financières, etc.
En utilisant l'outil nuagique, vous pouvez accéder à des fonctionnalités très utiles telles que la Facturation Récurrente, la Gestion des Abonnements, les Modèles de Tarification Mesurée, Volumique & Niveau, l'Auto-service et Facturation Unique.
2-Capture de Données Intelligente
La Capture de Données Intelligente (IDC) est une fonctionnalité clé des systèmes avancés de traitement des factures et aide les organisations à diffuser des documents pertinents et à extraire des données pour le routage numérique de l'information.
La technologie utilise une combinaison de fonctionnalités de capture avancées, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de puissants modèles d'apprentissage machine pour récupérer des informations des factures et effectuer un traitement et une classification de texte de haut niveau.
Le traitement manuel de l'information est principalement sujet à des erreurs humaines et à des retards, et constitue un énorme obstacle à l'efficacité des entreprises. La Capture de Données Intelligente permet aux organisations d'effectuer automatiquement le traitement des factures.
En même temps, cette fonctionnalité permet aux entreprises de capturer des informations provenant d'une multitude de sources différentes, allant des factures, des contrats, des reçus, des réclamations et des documents d'expédition aux images numérisées, fax et courriels.
La Capture de Données Intelligente permet également aux organisations d'organiser l'information avec des métadonnées complètes. Cela non seulement rend les données plus accessibles pour les applications commerciales, mais les rend également disponibles pour les analyses pilotées par l'IA. En effectuant des analyses de données sur ces informations organisées, les entreprises peuvent fournir des connaissances exploitables aux décideurs.
3-Surveillance et Analytics en Temps Réel
Un système de traitement des factures nuagique permet aux organisations d'améliorer la transparence de l'automatisation des factures. En utilisant la solution, un gestionnaire peut facilement surveiller les dépenses commerciales et comprendre quoi, quand et où une facture a été générée.
Le niveau de détail fourni par les solutions de traitement des factures permet aux entreprises d'être conscientes des modèles et des tendances en développement dans leurs dépenses.
En même temps, la solution offre aux gestionnaires un degré de contrôle accru sur le traitement des factures et leur permet d'accéder à des rapports utiles tels que les suivants :
Rapport de productivité
Comptes fournisseurs en souffrance
Rapport de processus clé
Rapport d'analyse d'exception
Rapports centraux
Rapports d'audit
Prévision de remise sur paiement
Analyse des paiements fournisseurs
4-Archivage de Documents
L'archivage de documents est nécessaire pour stocker en toute sécurité des informations qu'une organisation n'utilise pas régulièrement. L'archivage de documents est une fonctionnalité clé dans le Traitement Automatisé des Factures car il met fin à la chasse aux papiers et permet aux entreprises de mettre en œuvre une automatisation complète.
En utilisant le numérisation de documents et la classification de documents intelligente, le système rassemble le contenu des documents, identifie le type de documents et les archive dans leur stockage pertinent. Cela signifie que les entreprises ont un meilleur contrôle sur leurs enregistrements électroniques et peuvent même accéder à ces enregistrements via un portail en ligne.
Selon la manière dont vous gérez actuellement l'archivage des documents, la rétention et l'élimination des dossiers, le Traitement Automatisé des Factures peut être très bénéfique pour votre entreprise. Cette fonctionnalité vous permet de stocker les documents dans un stockage externe, réduisant le coût du transport manuel des documents. En d'autres termes, la gestion électronique des documents éliminera pratiquement les frais généraux de documents.
Souvent, le personnel des comptes fournisseurs doit passer des heures à chercher et classer des fichiers. Avec l'aide de l'archivage numérique de documents, l'entreprise peut utiliser le personnel pour des tâches et initiatives plus stratégiques. De même, en éliminant ces tâches fastidieuses et chronophages, vous pouvez minimiser le temps de traitement pour le traitement des documents tout en améliorant le moral des employés.
5-Règles d'Automatisation & Personnalisation
Un système de traitement des factures avancé permet aux clients de créer des flux de travail personnalisés en utilisant des fonctionnalités de facturation sur mesure. En personnalisant les fonctionnalités clés selon les besoins de votre organisation, votre entreprise peut rationaliser les flux de travail internes et réduire les exceptions et les litiges.
En même temps, la gestion automatisée des exceptions offerte par les solutions de traitement des factures réduit les fuites du système. Ces fonctionnalités posent les bases d'une conformité robuste dans les factures et permettent aux entreprises de créer des factures basées sur des tâches ou des tarifs du personnel.
Il est également important de se rappeler que la conception des factures et des relevés est tout aussi importante que leur exactitude. C'est pourquoi, pour les entreprises, il est essentiel d'avoir des modèles de communication professionnels et prédéfinis.
Un système automatisé de traitement des factures aide les organisations à intégrer le branding dans leurs factures. Par conséquent, vous pouvez inclure des logos d'entreprise personnalisés, du texte et divers objets de conception optionnels sur les factures pour assurer la continuité de la marque.
6-Gestion & Classification des Factures
Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes distribués par différents moyens et disponibles en plusieurs formats. Les vendeurs envoient ces documents à la fois sous forme électronique (images, documents Word, fax ou PDF) et en format papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle.
Un système de traitement des factures permet aux entreprises de mettre en œuvre une classification intelligente des documents. La technologie utilise plusieurs méthodes pour étiqueter les types de documents standard et tout autre contenu lié aux processus commerciaux.
La classification intelligente des documents garantit que les documents de paiement sont traités avec précision, ce qui facilite pour les entreprises la résolution des soldes fournisseurs sans perdre de temps.
7-Efficacité Opérationnelle
En définitive, un bon système de Traitement des Factures élimine le besoin de systèmes externes. En utilisant des fonctionnalités internes pour la déclaration fiscale, les organisations peuvent effectuer des calculs au sein du même système. Cela signifie que les entreprises n'ont plus besoin de perdre des heures à résumer des informations. En utilisant des solutions intelligentes de traitement des factures, votre organisation peut exploiter des fonctionnalités qui amplifient la performance des comptes fournisseurs tout en optimisant les flux de travail existants.
Système de Traitement des Factures de Process Fusion
Notre système de traitement des factures de Process Fusion offre la gestion des factures, l'entrée multi-canal, et les installations d'archivage de documents tout en respectant les règles d'automatisation. De plus, nous offrons des modèles de déploiement multi qui permettent l'automatisation, les installations de capture de documents et de données.
Vous méritez également des services exceptionnels.
L'automatisation rend le travail moins stressant pour les équipes de comptes fournisseurs.
