Dans le marché actuel, vos efforts de transformation numérique jouent un rôle crucial dans le succès de votre entreprise. Alors que la technologie continue d’évoluer rapidement, il est devenu nécessaire de remplacer les processus manuels sur papier par des flux de travail automatisés pour rivaliser avec d’autres entreprises et rester pertinent.
La capture intelligente est une technologie qui nous propulse à travers ces changements, nous permettant d’identifier et d’extraire des informations critiques sans aucune aide explicite de l’utilisateur. Cependant, la capture intelligente ne se limite pas à l’extraction d’informations.
Combinée à l’automatisation des processus métier et à la gestion du contenu, la capture intelligente des données nous donne une base solide pour le flux de travail automatisé, nous aidant à mettre en place un lieu de travail pour l’avenir.
C’est pourquoi il est important de prendre en compte les caractéristiques importantes de la capture intelligente pour libérer son véritable potentiel. Dans cet article, nous discuterons de 4 façons d’utiliser la capture intelligente pour en tirer parti de manière stratégique.
Que propose la capture intelligente ?
La capture intelligente est une combinaison de plusieurs technologies très abouties et avancées. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités que la capture intelligente peut nous offrir :
Apprentissage automatique
Au centre de toute solution de capture se trouvent des technologies telles que l’OCR (Optical Character Recognition), ainsi que d’autres algorithmes d’apprentissage automatique. Ces algorithmes appliquent l’intelligence artificielle aux logiciels et nous permettent de former le système à l’aide d’échantillons.
Le logiciel peut continuellement apprendre des entrées des utilisateurs de production et améliorer sa capacité à classer les documents et à améliorer l’extraction des données au fil du temps. Cela nous aide à extraire les informations avec plus de précision sans perdre de temps, d’argent et d’énergie à maintenir les règles.
Extraction de données
L’objectif principal des solutions de capture intelligentes est de fournir un support pour l’extraction de données. Il nous aide à extraire des informations des processus métier, quels que soient la langue, le format du document et le type d’informations (c’est-à-dire structurées, semi-structurées et non structurées).
Dans le même temps, la capture intelligente extrait toutes sortes de champs, des bulles, des empreintes digitales et des impressions machine (toutes les polices) aux caractères cursifs, codes-barres et cases à cocher. Cette extraction de données fournit le carburant de l’automatisation.
Cependant, la collecte de données brutes via l’OCR ne suffit pas. Une solution de capture intelligente doit fournir plusieurs résultats de moteur OCR et fournir des fonctionnalités pour formater, localiser et interpréter les données OCR afin de les rendre exploitables.
Règles de validation
Parfois, les outils de capture de données identifient mal les données lors de l’extraction. En définissant des règles de validation, la capture intelligente nous permet de créer une interface de validation des données intuitive et conviviale pour le clavier. Grâce à ces interfaces, nous pouvons rapidement localiser et résoudre les caractères et les champs extraits.
Traitement du langage naturel
Le traitement du langage naturel est un autre algorithme d’apprentissage automatique spécialisé qui nous aide à mieux comprendre les données non structurées. À l’aide de cet outil, nous pouvons analyser le contenu et le sentiment dans les données des lettres, des e-mails et des contrats grâce à la classification de texte. Par conséquent, nous pouvons réduire l’intervention humaine et fournir des informations pertinentes aux parties prenantes.
Capture multicanal
Les clients, les parties prenantes, les fournisseurs et les partenaires ne sont jamais limités à un seul canal de communication. C’est pourquoi la capture intelligente doit fournir une prise en charge multi-capture pour s’adapter à toutes les préférences.
En d’autres termes, la technologie doit collecter, classer et fournir des données à partir de télécopies, e-mails, mobiles, Web, dossiers, scanners de bureau et intégration du panneau avant MFP. Dans le même temps, le SDK mobile permet aux développeurs d’intégrer une gamme de différentes fonctionnalités de capture mobile telles que la capture, l’extraction, la classification, la reconnaissance, la compression d’image, la perfection et la validation des données dans les applications et les sites Web.
Capture distribuée
Tout comme côté client, la gestion de l’information côté entreprise n’est pas unidimensionnelle. Les entreprises ont besoin d’une capture de documents back-office centralisée où elles peuvent utiliser des cas d’utilisation distribués et des scanners de production dans les succursales, ainsi que sur le terrain.
La capture intelligente soutenue par un système de gestion de contenu nécessite une administration centrale, des rapports, une gestion des profils de scanner et des licences pour minimiser le coût total de possession. S’il est mis en œuvre correctement, il nous donne un système efficace pour recueillir des informations de tous les coins de notre entreprise.
Capture de la salle du courrier
La capture de salle de courrier est une extension de la capture intelligente où nous pouvons tirer parti de la capture intelligente dans plusieurs services. Il nous permet d’offrir les avantages de la capture intelligente à des départements clairsemés et de fournir un support pour l’extraction et la compréhension de plusieurs types de documents tels que les documents médicaux, les e-mails, les lettres, les contrats, les factures, les formulaires, les documents d’expédition, les documents d’intégration et les documents hypothécaires.
4 façons d’exploiter stratégiquement la capture intelligente
Voici quelques-unes des principales façons dont la capture intelligente aide les entreprises à atteindre leurs objectifs organisationnels et à optimiser la gestion des connaissances.
1-Rationalisation des opérations AP
Les comptes fournisseurs sont un défi exceptionnel pour les entreprises de différents secteurs. Lorsqu’une entreprise se développe, le volume de documents AP augmente de manière exponentielle. Cela est particulièrement inquiétant pour les entreprises ayant plusieurs succursales et départements.
Les solutions avancées de capture intelligente améliorent le débit et la fiabilité et permettent aux entreprises d’établir un protocole mondial standardisé et de rationaliser les opérations de comptes fournisseurs.
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2-Mise à l’échelle des processus et facilitation de la croissance
À mesure que les entreprises se développent, les inefficacités internes deviennent plus apparentes. Les problèmes au sein des processus individuels combinés à l’interdépendance entre les départements ralentissent l’ensemble du flux de travail. L’embauche de personnel supplémentaire ne résout pas le problème et les coûts continuent d’augmenter.
C’est là que nous avons besoin de solutions comme Intelligent Capture. La capture intelligente est au centre des processus métier de votre organisation et joue un rôle crucial dans la facilitation de la croissance. Cela nous aide à gérer le volume croissant d’informations et à alléger la pression sur notre personnel.
De plus, comme la capture intelligente est disponible sur le cloud, nous ne pouvons payer que ce dont nous avons besoin et ajuster nos priorités à mesure que la situation devient plus exigeante.
3-Création d’un environnement pour l’automatisation
Bien que de nombreuses entreprises utilisent la capture intelligente exclusivement pour le traitement AP, elle a des applications dans plusieurs autres endroits. Dans les entreprises, il existe plusieurs départements où l’entreprise doit traiter des volumes de documents.
En introduisant la capture intelligente dans votre flux de travail, vous pouvez optimiser la façon dont les informations circulent à travers les points de contact humains et les diriger là où elles sont nécessaires. Par conséquent, aucune intervention manuelle n’est nécessaire et vous pouvez mettre en place un écosystème homogène de processus.
4-Amélioration de l’analyse et des rapports
Un autre cas d’utilisation important pour la capture intelligente concerne l’analyse et la création de rapports. La capture intelligente nous permet de surveiller les performances du système et d’obtenir des informations détaillées sur les processus. En puisant dans les informations des processus métier internes, vous pouvez approfondir votre compréhension des processus.
Les solutions avancées peuvent vous montrer les statistiques de l’opérateur, la précision de l’extraction, l’état des lots, ainsi que d’autres fonctionnalités de rapport et d’analyse pour une gestion efficace des documents.
Les données deviennent rapidement un atout stratégique, et leur exploitation efficace est la clé de la croissance et du succès. La capture intelligente nous aide à capturer des données provenant de sources disparates et nous fournit des informations en temps opportun.
En l’intégrant à notre flux de travail, nous pouvons tirer le meilleur parti de nos ressources et créer un système efficace, productif et à haut rendement.
