Une stratégie de transformation numérique efficace est un catalyseur de croissance pour les entreprises et permet aux organisations de tirer le meilleur parti des innovations technologiques de pointe. Avec la technologie qui perturbe la plupart des modèles commerciaux traditionnels, les organisations doivent investir plus que jamais pour rester pertinentes sur un marché féroce. Sans surprise, les dépenses des entreprises pour la transformation numérique ont atteint 2 billions de dollars rien qu’en 2019.
Malgré l’adoption rapide de la technologie, la gestion de l’information et l’utilisation des données non structurées sont un défi constant pour les organisations du monde entier. Cependant, grâce à l’aide de technologies innovantes telles que la capture intelligente de données, les entreprises peuvent optimiser le traitement de l’information et exploiter les données de manière plus efficace.
Dans cet article, nous examinerons pourquoi la capture intelligente de données doit être un élément clé de votre stratégie de transformation numérique.
Qu’est-ce que la capture intelligente de données ?
La capture intelligente de données (CID) est le processus de découverte et d’extraction d’informations utiles à partir de documents physiques et électroniques sans nécessiter d’intervention extensive de l’utilisateur. Elle permet aux organisations de livrer des documents pertinents et de extraire des données pour le routage numérique de l’information.
Capture intelligente de données : comment ça fonctionne ?
La capture intelligente de données utilise des fonctionnalités de capture standard, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), et les combine avec de puissants modèles d’apprentissage automatique. En conséquence, cette technologie aide les entreprises à transformer des ressources de contenu disparates en informations fiables et leur permet de capturer automatiquement des données à partir de formulaires et de factures.
Les modèles d’apprentissage automatique utilisés dans ce processus sont optimisés pour le traitement de texte et peuvent extraire les informations nécessaires parmi une multitude de données redondantes. Après avoir identifié les informations utiles et les avoir validées, la solution route automatiquement les informations vers les utilisateurs qui en ont besoin.
Grâce à cette technologie, les entreprises peuvent automatiser l’ingestion de contenu tout en accélérant le routage de l’information vers les utilisateurs et les systèmes pertinents. En d’autres termes, la capture intelligente de données sert de base au traitement intelligent de l’information.
Pourquoi la capture intelligente de données doit être une partie essentielle de votre stratégie de transformation numérique
Pour les entreprises qui génèrent régulièrement une grande quantité d’informations, le traitement manuel de l’information est non seulement lent et laborieux, mais aussi sujet aux erreurs humaines et aux retards. Peu importe à quelle industrie vous appartenez, le traitement manuel de l’information est un obstacle majeur à l’efficacité.
L’objectif principal d’une stratégie de transformation numérique est d’aider votre organisation à tirer le meilleur parti des changements technologiques, à optimiser les processus métier et à accélérer la croissance. Une solution de capture intelligente de données peut vous aider à atteindre tous ces objectifs.
De nos jours, l’information est disponible dans une myriade de sources, allant des images numérisées, des télécopies et des e-mails aux factures, contrats, reçus, demandes et documents d’expédition. La CID vous permet d’automatiser la procédure fastidieuse de traitement de l’information, d’extraire des informations pertinentes parmi une multitude de données et de les transformer en un format compréhensible.
Dans le même temps, la capture intelligente de données permet aux organisations d’organiser l’information avec des métadonnées complètes. Cela rend non seulement les données plus accessibles pour les applications métier, mais les rend également disponibles pour les analyses pilotées par l’IA.
Grâce à cette information organisée, les entreprises peuvent optimiser les processus opérationnels clés dans différents départements. En d’autres termes, la IDCpermet aux entreprises d’extraire plus facilement des données pertinentes et de fournir des informations exploitables aux décideurs.
Selon une recherche menée par International Data Corporation, les entreprises capables d’analyser des données pertinentes et de garantir la fourniture d’informations exploitables peuvent bénéficier de 430 milliards de dollars supplémentaires en avantages de productivité par rapport à celles qui ne le peuvent pas.
Téléchargez le livre électronique : Rapport AIIM sur l’intégration de la capture intelligente dans votre stratégie de transformation numérique
Avantages de la capture intelligente de données
Les solutions de capture intelligente de données s’appliquent à divers secteurs et aident les organisations à surmonter les défis causés par la gestion manuelle de l’information. La livraison efficace de l’information par la CID peut aider les organisations à bénéficier des avantages suivants :
Initiation de processus intelligents
La capture intelligente de données offre aux utilisateurs un seul point de traitement de l’information. Ce point unique de capture peut aider les organisations à déterminer les types de documents et autres processus associés sans guidance humaine. En d’autres termes, les organisations peuvent extraire des données et envoyer des données structurées vers les systèmes principaux. Par conséquent, les utilisateurs peuvent accéder et consommer des informations en temps réel chaque fois qu’ils en ont besoin.
Optimise les processus métier
En automatisant les procédures manuelles fastidieuses, les solutions de CID aident les organisations à optimiser le flux de travail de leurs processus métier, garantissant ainsi une utilisation optimale des ressources et une exécution plus rapide des tâches à haute valeur ajoutée.
Dans le même temps, les solutions d’automatisation du traitement des factures aident les entreprises à augmenter leur rentabilité. L’automatisation du traitement des factures par le biais de la CID crée de nouvelles opportunités pour les comptes fournisseurs.
En conséquence, la solution apporte de la valeur à l’entreprise grâce à une meilleure gestion des dépenses, des remises de paiement anticipé, des remises de cartes de crédit et des délais de paiement standard plus longs. Pour en savoir plus sur les avantages de l’automatisation du traitement des factures par la CID, lisez les 6 raisons pour lesquelles l’automatisation du traitement des factures est l’avenir.
Réduction des frais généraux
La capture intelligente de données peut soulager les ressources humaines des processus manuels fastidieux liés à la saisie et au traitement des données. Par conséquent, ces ressources peuvent être utilisées de manière plus optimale et formées pour effectuer d’autres tâches essentielles à l’activité de l’entreprise.
Collaboration améliorée
La IDC est une plateforme unique que vous pouvez déployer dans plusieurs départements et sites du monde entier. Ces solutions n’ont pas besoin de dépendre de lieux partagés et d’horaires de travail similaires pour permettre la collaboration entre les travailleurs à distance. Au contraire, la technologie peut collecter et organiser des données provenant de sources disparates.
Dans le même temps, la IDC prend en charge plusieurs utilisateurs distincts, ainsi que plusieurs processus différents, allant des comptes fournisseurs à l’intégration, et les intègre tous dans une solution unique et facile à gérer. Par conséquent, la IDC aide les organisations à mettre en œuvre une interaction dynamique entre des départements et des utilisateurs géographiquement éloignés.
Simplification de la conformité
Les solutions de IDC mettent en œuvre une classification intelligente des documents. La classification des documents peut aider les entreprises à s’assurer que le nouveau contenu est conforme aux processus métier existants, ce qui facilite la sécurisation des documents et l’automatisation des processus. La technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de documents standard et tout autre contenu lié aux processus métier.
Étant donné que les solutions de IDC utilisent une classification avancée pour organiser automatiquement les documents, les entreprises peuvent classer le contenu entrant au fur et à mesure de sa réception. En d’autres termes, les entreprises peuvent s’assurer que le contenu entrant est marqué en fonction de toutes les balises de conformité et de sécurité pertinentes.
Il est donc plus facile de mettre en œuvre la conformité en matière de géolocalisation, de contrats, ainsi que des informations d’identification personnelle (PII). Dans le même temps, les solutions de IDC peuvent également attribuer du contenu à une piste d’audit, ce qui peut aider à la conformité aux réglementations gouvernementales.
Sécurité améliorée
La capture intelligente de données veille à ce que le contenu extrait soit routé uniquement vers les répertoires pertinents dès que possible. Dans le même temps, elle veille également à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder à ce contenu. En conséquence, les organisations utilisant des solutions de IDC peuvent mettre en œuvre de manière cohérente et rapide des procédures de sécurité pour le contenu entrant. Cela facilite la protection des données de l’entreprise contre les violations coûteuses de sécurité et les pertes de données.
Conclusion
La capture intelligente de données est une technologie innovante, capable de révolutionner la gestion de l’information. Intégrer la IDC à votre stratégie de transformation numérique peut vous aider à faire passer votre gestion de l’information au niveau supérieur et à récolter les fruits de la technologie de pointe.
