Les goulots d’étranglement et les inefficacités sont un obstacle à la croissance de votre entreprise. Peu importe les efforts que vous déployez pour tirer parti des opportunités commerciales, les flux de travail inefficaces et les pratiques obsolètes freinent toujours votre entreprise et l’empêchent d’atteindre son plein potentiel.
Les salles de courrier traditionnelles font partie de ces éléments qui empêchent votre entreprise de croître. Des relations avec les fournisseurs, les clients et les partenaires à votre rentabilité, les inefficacités dans la salle de courrier ont un impact considérable sur différents aspects de votre entreprise.
Le passage d’un système basé sur le papier à un bureau numérique du courrier peut vous permettre de bénéficier de plusieurs avantages. Un bureau numérique du courrier vous permet de traiter tous vos documents dès leur réception, améliorant ainsi votre flux de travail documentaire et rendant le système productif et efficace.
Non seulement cela, mais un bureau numérique du courrier accroît également la transparence et améliore considérablement l’accès à l’information pour votre équipe, ce qui vous permet d’économiser énormément d’espace, de temps et d’argent. Si vous n’êtes toujours pas sûr des avantages d’un bureau numérique du courrier, lisez les 6 avantages suivants pour découvrir comment ils peuvent aider votre entreprise à croître.
6 Avantages d’un Bureau Numérique du Courrier Qui Peuvent Aider Votre Entreprise à Croître
Numérisation des Documents sur Papier
Si la majorité de vos contenus sont sous forme papier, il peut être extrêmement difficile de passer à un flux de travail avec moins de papier. C’est pourquoi la plupart des salles de courrier à forte utilisation de papier échouent à fournir des informations précises de manière cohérente et en temps voulu.
Cependant, les organisations disposant d’un bureau numérique du courrier ont la possibilité de numériser les documents papier entrants et de créer un flux de travail documentaire adapté aux temps modernes. Un bureau numérique du courrier peut convertir tout le contenu entrant en format numérique et le sauvegarder dans un endroit sûr et sécurisé.
Dans le même temps, il offre un référentiel central pour les formats de courrier électronique et papier (fax et courrier électronique) et les intègre dans le même flux de travail documentaire. En vous fournissant, ainsi qu’à votre équipe, une source d’information cohérente et complète, vous pouvez rendre votre référentiel de documentation de contenu plus fiable.
Distribution Plus Efficace des Données
La salle de courrier de votre entreprise est probablement destinataire de milliers de courriels chaque mois. Identifier, extraire, analyser, organiser et distribuer les documents de tous ces courriels est une tâche incroyablement laborieuse, quelque chose que vous devez automatiser.
Un bureau numérique du courrier ouvre la voie à une solution de gestion documentaire automatisée. Comparé à un processus manuel, il transfère et distribue les données de manière plus précise et efficace. Voici quelques-unes des principales façons dont un bureau numérique du courrier améliore l’efficacité de votre flux de travail :
- Vous permet de donner la priorité aux documents urgents
- Vous aide à créer une documentation consultable pour le système de gestion de contenu de votre entreprise
- Notification instantanée de l’arrivée d’un document
- Traitement d’un grand volume de courriels et de documents dans des délais serrés
- Les documents n’ont plus besoin d’être livrés ou numérisés manuellement, les employés peuvent y accéder et les partager immédiatement
Réduction des Coûts
Un bureau numérique du courrier réduit les coûts de votre entreprise en limitant les processus manuels. Après avoir déployé un système de bureau numérique du courrier, vous n’avez plus besoin d’utiliser des employés spécialement affectés à la salle de courrier, ce qui permet de réduire les coûts opérationnels. Non seulement cela réduit vos coûts, mais cela fonctionne également de manière plus productive en nécessitant moins de main-d’œuvre.
En plus de réduire les coûts liés au personnel, les bureaux numériques du courrier vous permettent d’économiser les coûts liés à la création d’un espace de stockage physique pour les documents papier. Dans le même temps, cela vous aide également à économiser de l’argent en éliminant la nécessité de transférer physiquement des documents entre différents sites.
Enfin, lors de l’utilisation d’un bureau numérique du courrier, votre entreprise n’a pas besoin d’acheter du papier d’impression, d’investir dans leur traitement physique et de payer pour reproduire des photocopies. De même, vous n’aurez pas à supporter les coûts associés, tels que la maintenance de l’équipement, les fournitures de papier, le renouvellement des cartouches d’encre et les autres coûts de gestion documentaire.
Le plus important, en réduisant les coûts internes, un bureau numérique du courrier peut vous aider à réorienter vos investissements pour rendre votre entreprise plus compétitive. Vous pouvez maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs, clients et clients en leur répondant rapidement et en traitant les paiements dès leur réception.
Il n’est pas étonnant que les recherches de l’AIIM aient révélé que 46 % des entreprises qui mettent en œuvre l’automatisation du bureau numérique du courrier récupèrent leur investissement en moins de 12 mois. Dans le même temps, 64 % des entreprises obtiennent un meilleur retour sur investissement après avoir utilisé des bureaux numériques du courrier pendant 18 mois.
Sécurité du Courrier et Traçabilité
Dans les bureaux numériques du courrier, vous pouvez suivre vos courriels de manière plus efficace. Dès la réception d’un courrier, les opérateurs de la salle de courrier le marquent et le suivent à l’aide d’une étiquette à code-barres ou d’un identifiant unique. À chaque entrée dans votre bureau numérique du courrier, vous pouvez garder un œil attentif sur chaque courrier ou document jusqu’à sa livraison.
Cela vous aide à gérer de manière plus sécurisée les courriers personnels, les documents importants et les colis essentiels. Dans le même temps, cette fonctionnalité réduit les délais de traitement pour vous et crée un référentiel de courrier organisé et sécurisé pour tous les départements ou les succursales.
De plus, vous pouvez améliorer l’organisation de tous vos courriels et documents en attribuant des zones (ID) à des destinataires spécifiques, leur fournissant une section prédéterminée dans la salle de courrier. Cela permet aux départements spécifiques de suivre et de surveiller les documents de manière plus efficace, garantissant la sécurité et l’intégrité des données de courrier.
Étant donné que les cyberattaques, la fraude et le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis, un bureau numérique du courrier basé sur des règles offre tous les outils nécessaires pour sécuriser tous les courriers et documents entrants et sortants.
Distribution du Courrier et Satisfaction des Clients
Un bureau numérique du courrier offre à vos clients une expérience unique en libérant des livraisons plus rapides. Des livraisons plus rapides aident non seulement les opérateurs de courrier, mais jouent également un rôle clé dans l’amélioration des relations avec les fournisseurs et les clients. Les bureaux numériques du courrier sont conçus pour fournir des réponses automatisées appropriées, rapides et contextuelles à vos clients.
De plus, ces solutions accélèrent considérablement le temps de réponse aux clients, ce qui permet à votre entreprise de traiter de manière plus efficace les courriels urgents. En organisant et en restructurant les tâches chronophages, les bureaux numériques du courrier optimisent le flux de travail de l’entreprise et conduisent à une satisfaction accrue pour toutes les parties impliquées.
Disponibilité 24/7 et Gestion à Distance
Étant donné que les bureaux numériques du courrier sont basés sur le cloud et pris en charge par un logiciel robuste, ils ne nécessitent pas d’intervention humaine pour fonctionner 24/7. Ces solutions gèrent tous vos courriels entrants et sortants toute la journée, vous permettant ainsi de mieux servir vos clients internationaux. Plus important encore, même si votre personnel doit intervenir pour communiquer avec des clients importants, ils peuvent facilement accéder au système et utiliser toutes ses fonctionnalités à distance depuis leur domicile.
Un bureau numérique du courrier est une technologie essentielle pour le marché actuel, rapide et compétitif. Il sert non seulement de base à un flux de travail sans papier, mais donne également à votre entreprise toutes les chances de se développer à son plein potentiel.
