Toute organisation cherche toujours des moyens d’améliorer le flux de travail de ses employés et de numériser certaines parties de son activité.
Grâce aux nouvelles technologies numériques innovantes disponibles sur le marché, le paysage du monde des affaires a été transformé, les organisations s’adaptant à un marché en constante évolution.
Un rapport récent de l’étude Global Print 2025 réalisée par Quocirca a révélé que la majorité des PME ont pour principales priorités l’amélioration de l’efficacité commerciale, l’augmentation de la productivité des employés et l’augmentation des revenus.
Avec l’ère de la transformation numérique qui change le flux de travail habituel des employés, c’est maintenant le moment idéal pour adopter une solution d’automatisation des flux de travail qui peut répondre aux trois principales priorités des PME pour votre organisation.
En tirant parti de manière efficace de l’automatisation des flux de travail, vous pouvez augmenter la productivité et profiter de l’infrastructure matérielle existante pour réduire les coûts de bureau.
Les Exigences de l’Automatisation des Flux de Travail
Le rapport de Quocirca met en évidence les défis commerciaux auxquels les PME sont confrontées en matière de gestion de leurs documents et la façon dont les fournisseurs de solutions devraient saisir l’occasion de fournir ces solutions.
D’ici à 2025, 67 % des PME considèrent une utilisation accrue des solutions de capture de documents et de flux de travail comme un facteur majeur de réduction du temps inutile consacré au traitement des documents tels que l’impression.
Dans de nombreuses industries, la gestion des documents joue toujours un rôle essentiel, les employés devant consacrer d’innombrables heures à la gestion des dossiers et à leur envoi là où ils doivent aller. Cela coûte du temps et de l’argent pour classer les documents, imprimer des feuilles de papier et embaucher des employés dont le principal travail est de gérer les documents.
Les imprimantes et les scanners jouent également un rôle dans la gestion des documents, mais pour les PME, l’acquisition de nouveaux appareils représente un coût de capital supplémentaire inutile. Avec le monde qui avance vers la transformation numérique, pourquoi dépenser de l’argent supplémentaire pour une technologie qui fonctionne déjà ?
La mise en place d’une solution de flux de travail peut être une procédure complexe et fastidieuse, tandis que la plupart des décideurs souhaitent une solution simple et rentable. Lors de l’évaluation d’une solution de flux de travail, il faut tenir compte de trois facteurs :
- Réduction des coûts liés au matériel, aux fournitures et aux articles de papeterie.
- Garantie de la productivité du flux de travail.
- Simplicité de la solution et de son utilisation.
La Solution Logicielle IT Simple :
Lors de l’achat d’une solution de flux de travail documentaire, assurez-vous que la solution offre un essai gratuit afin de vérifier si elle convient à votre entreprise. Par exemple, pour les appareils Xerox, il existe une solution simple appelée CapturePoint qui coûte moins qu’une tasse de café par jour.
En fournissant CapturePoint à vos employés, vous pouvez exploiter pleinement vos appareils Xerox ConnectKey existants en transformant régulièrement vos documents dans le monde numérique. CapturePoint peut également améliorer la productivité en numérisant de manière sécurisée des documents papier, en les convertissant en différents types de fichiers et en les envoyant par courrier électronique, sur Google Drive, Dropbox, Sharepoint, etc.
En disposant d’une solution de flux de travail comme CapturePoint, vous pouvez réduire les coûts de gestion liés à la transformation des documents, tout en réduisant les dépenses inutiles liées au matériel et à ses fournitures.
Trouver une solution qui convient à votre organisation et qui vous rapproche de la transformation numérique devrait être une priorité lorsque vous vous projetez dans l’avenir.
En mettant en œuvre une solution simple et rentable, vous pouvez répondre aux priorités commerciales des PME et vos employés pourront facilement transformer les documents dans le monde numérique !
