La gestion efficace des documents est essentielle pour les entreprises du monde entier. Cependant, avec l’augmentation croissante des données, la recherche d’une efficacité maximale, ainsi que les problèmes de conformité, de confidentialité et de sécurité, la gestion des documents est devenue extrêmement difficile.
Aujourd’hui, les entreprises doivent se tourner vers des technologies perturbatrices telles que la capture intelligente de données pour rationaliser le flux d’informations et gérer efficacement les documents.
6 Défis Essentiels de la Gestion des Documents
Dans cet article, nous discuterons de la façon dont la capture intelligente de données résout les défis essentiels de la gestion des documents.
Routage et Suivi Inefficaces
Un flux de travail basé sur du papier est toujours beaucoup plus lent qu’un système automatisé. Un routage et un suivi efficaces des documents sont non seulement importants pour la conformité aux réglementations de la FDA, mais également pour la performance de votre entreprise.
Le routage et le suivi manuels des documents rendent la collaboration extrêmement difficile. Pensez à un site de fabrication qui compte plusieurs bâtiments abritant des centaines d’employés travaillant en différents quarts de travail, 24h/24 et 7j/7.
Dans de telles situations, acheminer une demande de modification de document, par exemple, signifie se précipiter d’un bâtiment à un autre en tenant compte des horaires différents. Le suivi de ces formulaires est également extrêmement difficile, car ils risquent de se perdre parmi des tonnes de documents.
Flux de Travail Divergents
Parallèlement à la croissance et à la prolifération des documents, les employés passent des rôles et des processus traditionnels à des méthodes de travail maximisant la productivité et accélérant les flux de travail.
Les professionnels se reposent de plus en plus sur des flux de travail spécialisés, axés sur la technologie, qui améliorent la collaboration, la communication et le partage des connaissances entre les travailleurs.
Dans le même temps, avec les mesures de distanciation sociale, le lieu de travail devient de plus en plus décentralisé. Bien que ces tendances créent de la valeur pour les entreprises dans un monde touché par une pandémie, elles rendent également la communication et la collaboration extrêmement difficiles.
Baisse de Productivité
De nos jours, il est nécessaire pour l’efficacité de trouver le bon document, de modifier la bonne version et de réduire le besoin d’imprimer/scanner/joindre des documents aux e-mails.
Selon une étude récente de l’IDC, la productivité des entreprises diminue de 21,3% en raison d’une mauvaise gestion des documents. Les entreprises doivent adopter de nouvelles solutions pour résoudre ces problèmes de manière efficace.
Manque de Sécurité
Les cyberattaques et les fraudes et vols de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis en 2020. Avec un système décentralisé, il est extrêmement difficile pour les entreprises de protéger efficacement leurs documents. Les documents au format papier sont exposés à un risque énorme de vol et ne peuvent garantir la confidentialité des informations.
De même, les informations stockées numériquement sont vulnérables aux attaques des cybercriminels. La plupart des employés ignorent les protocoles de sécurité essentiels lorsqu’ils manipulent des documents sensibles, tandis que d’autres n’utilisent pas Internet en toute sécurité. Les entreprises ont besoin d’un logiciel sécurisé pour stocker, publier et partager des documents.
Diminution de la Durabilité
Selon une estimation de 2018, les êtres humains créent plus de 2,5 quintillions d’octets de données chaque jour. En 2020, ce phénomène est passé à 1,7 Mo de données pour chaque être humain sur la planète, ce qui représente 12 881 121 680 Mo de données créées chaque seconde. Avec le monde qui se dirige vers une collaboration à distance plus importante après la COVID-19, on peut s’attendre à ce que cette tendance se multiplie encore plusieurs fois.
Dans de telles circonstances, s’appuyer sur des documents papier n’est plus durable. Les entreprises doivent adopter des initiatives visant à réduire au minimum la création de déchets et la consommation d’énergie. À moins d’adopter un flux de travail sans papier, vous devrez supporter des coûts supplémentaires et vous battre pour maintenir la durabilité du flux de travail.
Utilisation Stratégique des Données Insuffisante
De nos jours, les mesures basées sur les données sont devenues un facteur clé de succès pour les entreprises du monde entier. Les données sont un atout stratégique pour les entreprises et leur permettent d’analyser leurs performances, d’améliorer leurs flux de travail existants et de formuler des politiques futures.
Cependant, une entreprise utilisant une gestion de documents basée sur le papier ne dispose pas des outils nécessaires pour extraire des données à partir de documents importants et des processus commerciaux. Elle ne peut pas analyser les informations et obtenir des insights cruciaux pour une prise de décision efficace, ce qui la place en situation de désavantage.
Qu’est-ce que la capture intelligente de données ?
La capture intelligente de données (IDC) est le processus de découverte et d’extraction d’informations utiles à partir de documents physiques et électroniques, sans une intervention humaine excessive.
Elle utilise des algorithmes d’intelligence artificielle avancés pour livrer les documents aux utilisateurs autorisés et leur permettre d’extraire les données pour les informations de routage de manière numérique.
La Façon Dont la Capture Intelligente de Données Résout les Défis Essentiels de la Gestion des Documents
Pour les entreprises générant régulièrement d’énormes quantités d’informations, le traitement manuel de ces informations engendre des erreurs humaines et des retards inutiles. Peu importe l’industrie à laquelle vous appartenez, le traitement manuel des informations est un obstacle majeur à l’efficacité.
Une solution de capture intelligente de données tire le meilleur parti des technologies avancées existantes pour optimiser les processus commerciaux et accélérer la croissance.
De nos jours, les informations proviennent d’une multitude de sources, allant des images scannées, des fax et des e-mails aux factures, contrats, reçus, réclamations et documents d’expédition. L’IDC vous permet d’automatiser la procédure fastidieuse de traitement des informations, d’extraire des informations pertinentes de ces masses de données et de les transformer en un format compréhensible.
Parallèlement, la capture intelligente de données permet aux organisations d’organiser les informations avec des métadonnées complètes. Cela rend les données plus accessibles aux applications commerciales et les rend disponibles pour une analyse basée sur l’IA.
Parallèlement, la capture intelligente de données permet aux organisations d’organiser les informations avec des métadonnées complètes. Cela rend les données plus accessibles aux applications commerciales et les rend disponibles pour une analyse basée sur l’IA.
En d’autres termes, l’IDC permet aux entreprises d’extraire plus facilement les données pertinentes et de fournir des informations exploitables aux décideurs.
Selon une étude menée par International Data Corporation, les entreprises qui peuvent analyser des données pertinentes et assurer la fourniture d’informations exploitables peuvent bénéficier de 430 milliards de dollars supplémentaires d’avantages en termes de productivité par rapport aux entreprises qui n’y parviennent pas.
Avantages de la Capture Intelligente de Données
Réduction des Frais Généraux et Augmentation de l’Efficacité
Réduction des coûts indirects et augmentation de l’efficacité La capture intelligente de données permet à la direction d’utiliser les ressources humaines pour des tâches critiques pour l’entreprise au lieu de l’entrée de données et du traitement manuels. En même temps, les entreprises n’ont plus à faire face à des piles de papier.
Collaboration améliorée entre les travailleurs à distance
La capture intelligente garantit la collaboration entre les employés géographiquement éloignés et réduit la dépendance de l’entreprise à un lieu partagé et à des horaires de travail similaires.
Sécurité Renforcée
La capture intelligente de données achemine le contenu vers les répertoires appropriés dès que possible, garantissant que seuls les membres autorisés voient le contenu. Elle permet également aux entreprises de déployer rapidement et de manière cohérente des procédures de sécurité, réduisant les violations de sécurité et les pertes coûteuses de données.
Simplification de la Conformité
La capture intelligente de données relie et associe les documents aux échantillons fournis, garantissant que tous les documents respectent toutes les réglementations gouvernementales essentielles. Le système assure également une conservation précise des enregistrements et des données confidentielles.
Utilisation Stratégique des Données
La capture intelligente de données peut identifier les informations cruciales et les transmettre aux décideurs pertinents en temps opportun. Cela aide les entreprises à améliorer leurs opérations commerciales et à utiliser les données de manière stratégique.
La capture intelligente de données est une technologie révolutionnaire qui favorise l’innovation, la productivité, la sécurité et la conformité dans votre système de gestion de documents. L’utilisation de la capture intelligente de données dans votre entreprise peut vous aider à vous libérer du fardeau d’un flux de travail basé sur le papier et à maximiser l’efficacité au sein de votre entreprise.
