Avec 39 % des services des comptes fournisseurs signalant des coûts élevés de traitement des factures et des erreurs substantielles comme leurs plus grands défis, une gestion inefficace du flux de factures représente un risque important pour les performances de l’entreprise.
En termes simples, un flux de factures est un processus qui détermine comment les factures sont acheminées et approuvées au sein de l’entreprise.
Bien que les flux de factures manuels fonctionnent, ils sont fastidieux, chronophages et beaucoup moins fiables, ce qui en fait la stratégie la moins efficace pour un traitement des factures efficient.
Les procédures manuelles sont également plus sujettes aux erreurs, des erreurs qui font perdre chaque jour davantage d’argent aux entreprises.
Bien qu’il soit compréhensible de faire quelques erreurs, ces coûts peuvent rapidement s’accumuler si votre service des comptes fournisseurs ne rationalise pas le flux de factures.
Qu’est-ce que la gestion du flux de factures ?
La gestion du flux de factures est un processus qui aide les organisations à suivre leurs factures fournisseurs. En termes simples, le processus consiste à valider les factures après que l’organisation ait effectué le paiement au fournisseur tiers. De plus, le paiement est également consigné dans les registres de l’entreprise.
Cinq meilleures pratiques pour garantir une gestion efficace du flux de factures.
Heureusement, les entreprises peuvent éviter ces problèmes en mettant en œuvre ces meilleures pratiques de gestion du flux de factures au sein de leur service des comptes fournisseurs. Dans cet article, nous aborderons cinq meilleures pratiques pour garantir une gestion efficace du flux de factures.
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Centraliser la gestion des informations
La première étape pour rationaliser la gestion du flux de factures consiste à centraliser la gestion des informations pour votre service des comptes fournisseurs. Perdre des factures importantes n’est pas un événement rare si vous utilisez toujours des processus manuels.
Si vous générez des reçus de factures, effectuez une extraction de données et une validation des factures à différents endroits, il est facile de perdre des informations pendant ces procédures.
La centralisation de la gestion de vos informations permet aux services des comptes fournisseurs de suivre toutes les factures entrantes et d’éviter que les factures ne soient perdues lors de l’acheminement et de l’approbation.
Même si les membres du service des comptes fournisseurs sont responsables de différentes tâches, ils ne se trouvent peut-être pas tous au même endroit, il est donc important de vous assurer de centraliser toutes les informations clés au même endroit.
Dans de telles situations, une solution d’automatisation des comptes fournisseurs peut extrêmement renforcer les politiques de l’entreprise et rationaliser le traitement des factures.
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Passer au sans papier
Les factures papier représentent une charge importante pour les entreprises du monde entier. Ces documents papier prennent non seulement énormément d’espace de stockage, mais ils sont également beaucoup plus difficiles à extraire des informations.
La réduction des erreurs sur les factures papier représente à elle seule un coût énorme, certaines études estimant le coût à 53,50 $ par facture.
Si cela ne suffisait pas, les archives papier sont également vulnérables aux dommages physiques, et des années de dossiers peuvent être facilement détruits en cas d’accident.
Avec autant de risques en jeu, il est logique que votre service des comptes fournisseurs passe au sans papier et opte pour un système d’archivage numérique.
Les archives de factures numériques sont non seulement sécurisées, mais aussi faciles à traiter et moins susceptibles d’être endommagées par rapport aux archives papier.
Pour numériser les données papier, vous devrez peut-être investir dans un logiciel intelligent de capture de données, mais l’investissement en vaut la peine compte tenu de ses avantages infinis.
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Enregistrer immédiatement les nouvelles factures
Pour rationaliser le flux de factures, il est essentiel d’entrer les nouvelles factures dans votre système des comptes fournisseurs le jour même de leur réception.
La consommation immédiate des factures garantit qu’aucune facture ne soit perdue après réception et donne également au responsable une vision précise de la charge de travail actuelle de son département.
Prendre le temps de numériser et d’entrer chaque facture entrante dans votre système peut sembler fastidieux, mais se débarrasser de ces factures tôt permet de réduire les risques d’erreurs.
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Clarifier les règles du flux de travail
Lorsque vous avez plusieurs employés qui travaillent ensemble dans différentes équipes, il est essentiel de définir des limites claires et des procédures qui les empêchent de se mêler au travail des autres.
Vous devez vous assurer que tous les membres du service des comptes fournisseurs sont sur la même longueur d’onde concernant les politiques de gestion des exceptions et les délais d’approbation.
Pour éliminer toute confusion, il est essentiel de définir clairement les règles du flux de travail pour chaque membre du service des comptes fournisseurs. Une façon d’appliquer les règles du flux de travail consiste à personnaliser un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs selon vos politiques, puis à l’utiliser pour les appliquer.
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Mettre en place un portail fournisseur pour mieux organiser les données des fournisseurs
Gérer les demandes d’état de paiement des fournisseurs est un véritable casse-tête constant pour les services des comptes fournisseurs.
Pour établir de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous devez mettre en place une communication transparente et tirer parti de la technologie pour améliorer l’organisation des données.
Les services des comptes fournisseurs ont besoin d’une liste maîtresse unique et propre pour regrouper toutes les informations des fournisseurs en un seul endroit. Sans un système de validation approprié, votre service peut collecter des informations fournisseur en double, incomplètes ou frauduleuses.
De telles erreurs exposent les entreprises à diverses erreurs comptables, à la fraude ainsi qu’à des paiements inexacts.
La numérisation des informations fournisseur et le stockage des factures, des dossiers fiscaux et des détails de paiement dans un emplacement centralisé vous permettent de créer une archive fluide. Ensuite, vous pouvez créer un portail fournisseur pour tous vos fournisseurs.
Un portail fournisseur pose les bases d’une relation commerciale inclusive et vous permet de maintenir la confiance avec vos fournisseurs.
Grâce au portail, vos fournisseurs peuvent choisir leur mode de paiement préféré, saisir ou modifier les informations de paiement ou de contact, et consulter les informations de paiement à tout moment et en tout lieu.
Les fournisseurs peuvent toujours connaître l’état de leurs paiements. Dans le même temps, les portails fournisseurs en libre-service peuvent réduire considérablement les erreurs de paiement. Étant donné que les fournisseurs saisissent et mettent à jour eux-mêmes toutes les informations, ils peuvent facilement valider les informations d’adresse, les détails de paiement et les numéros d’identification fiscale, éliminant les conjectures du processus.
Pourquoi les meilleures pratiques de traitement des factures sont-elles si importantes ?
Les pratiques de traitement des factures sont importantes car elles garantissent des paiements rapides tout en réduisant la possibilité de subir des pertes financières. De plus, ces pratiques sont plus axées sur le progrès à long terme d’une entreprise plutôt que sur les avantages à court terme.
Classer les informations fiscales
La saison fiscale est déjà frustrante pour les services des comptes fournisseurs, mais découvrir que vous n’avez pas suffisamment d’informations sur un fichier particulier peut aggraver encore les choses.
C’est pourquoi il est judicieux de préparer un formulaire W-9 pour chaque fournisseur avant de procéder à leur paiement.
Cela vous évite beaucoup de tracas pendant la saison fiscale. Au lieu de préparer des formulaires 1099 et de tenter d’éviter les amendes pour non-conformité aux exigences de déclaration 1099, vous pouvez traiter ce problème de manière proactive.
Cependant, vous devez toujours mettre en place des procédures bien définies pour gérer efficacement les taxes de vente et d’utilisation.
L’utilisation d’une solution automatisée aide les entreprises à respecter les audits et les obligations fiscales en les aidant à appliquer les meilleures pratiques des comptes fournisseurs. Ces solutions rendent toutes les informations pertinentes facilement accessibles, ce qui facilite leur traitement et leur archivage.
De plus, étant donné que l’automatisation réduit les erreurs, vous pouvez minimiser le risque de retards ou d’autres problèmes grâce à des informations précises.
